A kutatás a HotelPremio Group helyszínkereső platformjain (cegeshelyszinek.hu, micehungary.com, rendezvenyhelyszinek.hu, rendezveny.com, konferenciahotelek.hu) beérkezett 1554 darab B2B rendezvény-lekérés adataiból készült. Az elemzésbe a 2024. január 1. és december 15. közötti időszakban beérkezett, azon rendezvény-lekérések kerültek, ahol a megvalósítás dátuma is 2024-re vonatkozott. A riportot a HotelPremio Group munkatársai készítették.

"A HotelPremio Grouppal 15 éve dolgozunk a corporate rendezvények piacán. Több mint 700 helyszínnel működünk együtt, naponta több százan nézelődnek helyszínkereső platformjainkon, évente 1500-2000 rendezvény-ajánlatkérés fut be hozzánk. Idén először készítjük el ezt a riportot, mert hisszük, hogy ennek a tudásnak a megosztásával segíthetjük a közös munkát és fejlődést. Hangsúlyozzuk, a kutatás nem reprezentatív, de így is sokatmondó: a január nem döglött hónap, a karácsonyi szezon júniusban kezdődik, és mikrofon mindig mindenkinek kelleni fog! Reméljük a riport sok partnerünknek, beszállítóknak hasznos lesz, kíváncsian várjuk a visszajelzéseket, reméljük a felméréssel hozzájárulunk egy olyan szakmai párbeszéd elindításához ami a közös sikereinket szolgálja a rendezvényes iparágban" - emelte ki Tatár György, a cég alapító-ügyvezetője.

Kik a corporate események megrendelői?

A megrendelői oldal cégméret szerint viszonylag kiegyensúlyozottnak mondható. Az első helyen közel 30%-kal a kisvállalkozások szerepelnek, őket a középvállalatok (29%) majd a nagyvállalatok (25%) követik, 16%-kal pedig a mikrovállalatok zárják a sort. Az iparágakat tekintve igen nagy a szórás, szinte minden szektorból érkeznek megrendelők. Négy iparág adja a teljes lekérések több mint 50%-át: az IT-szolgáltatások, az építőipar, a pénzügyi szolgáltatások és az egészségügy.

Budapest és Pest vármegyei vállalatok adják a lekérések 75%-át, a fennmaradó 25% pedig nagyjából egyenletesen oszlik el a vidéki vármegyék cégei között, mindössze 6 vármegye teljesít 2% felett.

Milyen típusú eseményeket rendelnek meg a cégek leggyakrabban? 

Az esemény jellegét tekintve a leggyakrabban jellemzően budapesti székhelyű KKV szervez workshop vagy tréning eseményt szállás nélkül, fél- vagy egynapos időtartamban, kávészünettel és/vagy ebéddel. Általában 21-40 fő vesz részt a rendezvényen budapesti helyszínen, és maximum 1 millió forint a rendelkezésre álló költségkeret. 

Az online lekért események egy negyedénél az ajánlatkérés 21-40 fős rendezvényekre vonatkozik, második helyen holtversenyben a 11-20 és a 100-199 főt megmozgató események állnak, utánuk pedig már kiegyenlített a szórás a kisebb-nagyobb létszámú események között.

A lekért vállalati események közül minden negyedik workshop vagy tréning (24%), ezt követik a céges vacsorák, partik 21,2%-kal, majd a csapatépítők (17,4%), konferenciák (16,5%) és legvégül a partnertalálkozók következnek. 

Legnépszerűbb helyszínek

A TOP50 legkeresettebb rendezvényhelyszín közül a TOP10 helyszínre érkezett a lekérések fele. A legkeresettebb 10 helyszín élmezőnyébe két balatoni szálloda jutott be. A TOP50-ben természetesen ott vannak a nagy szállodaláncok konferencia-hotelei (Danubius Hotels, Accor Hotels), de mellettük előkelő helyen szerepelnek a corporate rendezvényekben erős budapesti hotelek és a Hungexpo is. Az 50 legtöbbször lekért rendezvényhelyszín között szerepel két rendezvényhajó, 3 budapesti étterem, több vidéki kúria és csapatépítő programokra szakosodott vidéki rendezvényközpont is. A TOP50-be a balatoni helyszíneken túl a Velencei-tó, a Tisza-tó környéke, a Mátra és Visegrád is bekerült.

Tervezhetőség, határidők

A szolgáltatók egyik legnagyobb problémája a tervezhetőség és a last minute lekérések.Ilyen szempontból jó hír, hogy éves eloszlásban az események nagy része jól tervezhető előre, és csak 20% a last minute (2 héten belüli) lekérések aránya. Az események több mint 60%-át egy hónapnál korábban megtervezik, ezen belül az események 41%-a több mint 2 hónapra előre tervezhető.

Események tervezett költségei

Az események legnagyobb költsége a helyszín és a catering, ezt követi a szállásköltség, illetve az egyéb kiegészítő programok és igények költsége. Mivel az események nagyobb része nem tartalmaz szállást, így az igényelt catering szolgáltatások is csak fél-egy napra korlátozódnak, az esemény jellegétől függően.

Az esemény-lekérések 39%-nál a teljes rendezvény költségkerete 0-1 millió forint közé esik, ezt követik az 5 millió feletti rendezvények 22%-kal, ahol gyakori a 25 vagy akár 50 milliós költés is. 

Az átlagos rendezvényre költött összeg 4,1 millió forint. Érdekesség, hogy Budapesten az átlagos költség/fő 52 000 Ft, az átlagos kosárérték 3,29 millió Ft. Vidék esetében az átlagos költség/fő 64 000 Ft, az átlagos kosárérték pedig 4,43 millió Ft.

Az események 42%-nál a helyszín költsége 0-1 millió forint közé esik (ez sok esetben szinte teljesen kiteszi a rendezvényre szánt összeg teljes összeget). Ezekben az esetekben általában minimális egyéb szolgáltatást vesznek csak igénybe (pl. kávészünet és a bérelt helyszín technikai alapfelszereltsége). A legtöbb vállalati eseménynél a megrendelők 1 millió forint alatti összeget költenek kizárólag a helyszínre, az események egyötöde viszont olyan nagy kaliberű, hogy maga a helyszín-költség 5 millió forint feletti. 

A lekérések 16,4%-ban szállásfoglalásra is igényt tartanak az ügyfelek a rendezvényszervezés keretében. Az események 60%-ában 500 ezer Ft alatti összeget szánnak a cégek a szállásra, 10-ből egy rendezvénynél pedig 500 000 és 1 millió Ft közötti összeget tesz ki a szállás díja. 

A nagy létszámú szállást is megrendelt eseményeknél a szállás díja jelentősen megdobja a költségeket: a lekérések 14%-ban több mint 5 millió forintot fordítottak szállásra.

Az események közel harmadánál a rendezvény fejenként 30-50 000 forintba kerül, 18%-ban 50-75 000 Ft az egy főre jutó költség, a rendezvények 17%-nál pedig 75 000 forintnál magasabb az egy résztvevőre jutó költség.

Catering igények

Catering igény a lekérések 37%-ban van az ajánlatkérésben. A catering 40%-ban 1 millió Ft alatti költségtétel, az események 27%-nál pedig 1-2 millió Ft közötti összeg. Ezt követi 19%-kal a 2-3 millió Ft közötti összeg, majd 8%-kal az 5 millió feletti összeg. Bár a helyszínválasztás kulcsfontosságú, a költségek eloszlása alapján jól látszik, hogy a megrendelők jelentősen nagyobb arányban fektetnek a catering szolgáltatásokba. Ennek egyik oka lehet, hogy az étel- és italválaszték közvetlenebbül befolyásolja a vendég-élményt, illetve a rendezvény színvonaláról alkotott benyomást. Emellett a helyszínek ára gyakran fix vagy csomagban érkezik, míg a catering rugalmasabb, több opcióval skálázható – így könnyebben "elszaladhat" a költség.

A legtöbbször kért catering a vacsora, ezt követi fej-fej mellett az ebéd illetve a kávészünet, harmadik helyen pedig az alkoholos italcsomagok szerepelnek.

Mindez jól mutatja, hogy számos esemény – különösen a céges karácsonyi rendezvények és partnertalálkozók – jellemzően esti időpontban zajlik (ezek a lekérés hosszát tekintve az egynapos esemény kategóriába esnek), ahol a vacsora és az italfogyasztás a networking és az élményfaktor szerves részét képezi.

Szezonalitás

Ősszel és tavasszal a munkán van a hangsúly, túlnyomórészt workshopok, tréningek, képzések és fejlesztő események zajlanak. A céges bulik, karácsonyi vacsorák, csapatépítő, lojalitástámogató események szezonja a téli hónapokban van, a céges vacsorák, partnerpartik a top 50 legnépszerűbb helyszínre akár már kora ősszel teltházat csinálnak az év hátralévő részére. Nyáron a helyszínek B2B események szempontjából holt szezonban vannak, az előkészületek, lekérések azonban ekkor is jellemzőek, az előrelátó ügyfél ilyenkor már a téli eseményeit szervezi és foglalja.

Technikai igények

Az események közel egyharmadánál igényeltek projektort, egynegyedénél alap hangosítást és 20%-ban szükség van mikrofonra is. A wifi olyannyira az alapfelszereltség része már, hogy nem szerepel már a technikai igények között, a flipchart pedig még mindig tartja magát az első 5 leggyakoribb extra között.

A LED-falak és világításigény különösen konferenciák és céges események esetén népszerű. Egyre keresettebb a streamelési lehetőség és az online közvetítés mint alapfelszereltség, erre a hybrid rendezvények miatt egyre gyakoribb az igény.

A teljes Corporate Event Focus Riport letölthető a HotelPremio Group weboldaláról.

(Nyitókép: 123rf.com)

Állítsa be, hogy a Turizmus.com cikkeit az elsők között lássa a Google keresőben!