A szolgáltatás minőségét és a vendégek elégedettségét befolyásoló kihívásokkal nézett szembe szállodáik housekeeping részlegén a CPI Hotels budapesti divíziója. A problémákra a Courtyard by Marriott Budapest City Center és a Mamaison Hotel Andrássy szállodákban is teljes körű megoldást adott a HK Manager szoftverre épülő rendszere.
A CPI Hotels Hungary üzemeltetési feladatokért felelős csapata több, a vendégélményt befolyásoló tényezőre keresett megoldást.
„A munkaerőhiány és fluktuáció miatt a housekeeping részlegen van leginkább szükség a külsős munkaerőre. Gyakran érkeznek új munkavállalók, akiket a lehető legrövidebb idő alatt be kell tanítanunk, a 2023 tavaszától alkalmazott külföldi munkaerővel – jelenleg thai és mongol szobalányainkkal – pedig az optimális kommunikációs csatornát kell megtalálnunk” – sorolta a kihívásokat Franciscy Gergő a Courtyard by Marriott szálloda igazgatója.
Itt jön a képbe újra a tréning és a képzés. „Fontos a szobaellenőrzés során talált hibák visszajelzése és kielemzése, hogy lássuk, melyik területet, takarítási folyamatot érdemes fejlesztenünk” – folytatta.
Szintén lényeges faktor a kommunikáció gyorsasága a housekeeping supervisorok és szobalányok között, hogy ne késlekedjen a szobák takarítása, a problémák megoldása. A telefonos, szóbeli adatmegosztásnál gyorsabb és visszakövethetőbb megoldásra van szükség, amely valós időben megjelenik, és egyértelmű, konfliktusmentes kommunikációs biztosít.
„Fontos az időmenedzsment és szervezés támogatása is” – folytatta. A szobák takarításának időzítése és priorizálása gyakran problémás, különösen akkor, ha az érkező és távozó vendégek száma magas, vagy ha hirtelen változások történnek a foglalásokban. Ide kapcsolódó feladat a hatékonyság növelése és a rendelkezésre álló humán erőforrás optimalizálása.
Gyakoriak a munkakörben a motivációs problémák, amit szintén kezelni kell. A vendégek különleges igényeinek vagy panaszainak kezelése extra időt és erőforrásokat igényel, ez szintén kihívást jelent.
A HK Manager rendszerszintű megoldást ad a housekeeping számára
A HK Manager szoftvert és a ráépülő rendszert jelenleg a 235 szobás Courtyard by Marriott Budapest City Centerben és a 68 szobás Mamaison Hotel Andrássyban használják. Segítségével a fent jelzett problémák mindegyikére sikerült megoldást találniuk, hatékonyabbá és szakszerűbbé vált a munkavégzés, javultak a housekeeping-folyamatok.
A program segítségével a supervisorok reggel kiosztják a szobákat. A szobalányok tableten kapják meg a napi feladatlistát. A szobába belépéskor elindítják, kilépéskor lezárják a programon az adott lakóegység takarítását, így a supervisor rögtön látja, hogy végeztek a szobával. Az ellenőrzés során talált hibát szintén a tableten, akár fénykép segítségével is lehet jelezni – mutatta be a folyamatot a vezető.
A szoba státusza (korai elutazás, késői kijelentkezés, hosszabbítás) folyamatosan frissíthető, és a szobalányok számára telefonhasználat nélkül látható, így a kommunikáció stabil és visszakövethető. A program által kínált címkék segítségével a szoba többféleképpen megjelölhető (pótágy szükséges, háziállat vagy mozgássérült vendég van a szobában, ágyhúzás szükséges). A „ne zavarj” táblát jelző címke három óra múlva eltűnik, hogy a szobalány még egyszer ellenőrizze a szoba státuszát.
„A program képes bármilyen nyelvet integrálni, és a szobalány a bejelentkezéskor már a saját nyelvén kapja meg az adatokat” – tudtuk meg. A rendszer a többi részlegnek is segítséget nyújt, megjeleníthetők rajta a talált tárgyak és a szobákban talált technikai hibák. A HK Manager így az igazgatótól a szobalányokig a személyzet túlnyomó részének a munkáját jelentősen támogatja.
További előnyök
A HK Manager szoftver jóvoltából napi és havi szinten kapott riportok részletes információt adnak a szobalányok munkájának hatékonyságáról. Láthatóvá válik, mennyi időt töltenek el a szobában takarítással, mennyi a szobák között eltöltött idő, mennyi a nyolc órából munkával eltöltött valós idejük, ezáltal elemezhetővé és összehasonlíthatóvá válik a teljesítményük. Ezzel motivációjuk is fenntartható.
„Az adatokat a részlegvezetővel egyeztetjük, keressük a javítási és optimalizálási lehetőségeket” – beszélt egy újabb lehetőségről Franciscy Gergő. A CPI Hotelsnél szeretnék bevonni a szobalányokat az értékelésébe, és egyben versenyeztetni, motiválni őket. „Minél kevesebbet kell költenünk a külsős munkaerőre, annál többet tudunk visszaforgatni a személyzet motiválására” – emelte ki.
„Ha sok a ne zavarj” jelzésű szoba, és látjuk, hogy nincs munkája a szobalánynak, adhatunk extra feladatokat, vagy lezárhatjuk a napját. Visszajelzést tudunk adni a szerződött partnernek is az általuk küldött munkaerő minőségéről, ezt az ártárgyalás során fel tudjuk használni” – sorolta a további előnyöket.
A HK Manager felülete információt ad arról is, hogy – a kezdéskor megadott referenciaadatokhoz képest – mennyit tudott spórolni a cég a programmal, illetve támpontot ad arra vonatkozóan, hogy hol lehetne még időt nyerni, vagy munkaórát növelni. A szoftver havi díja, illetve a tabletek beszerzésének költsége pár hónapon belül megtérül. A takarítók eredménye szintén teljesen követhetővé és átláthatóvá válik, mégpedig nyelvi akadályok nélkül.
További információ: hkmanager.hu
Képek: CPI Hotels Hungary
(X)
