A konferencia és üzleti rendezvény iparág 2020-as körképe

A Budapest Convention Bureau annak érdekében, hogy a nemzetközi kongresszusipar piacán összehasonlíthatóvá tegye Magyarországot és Budapestet minden évben riportál az International Congress and Convention Association (ICCA) felé az adott évben hazánkban lezajlott szövetségi konferenciákról és kongresszusokról.

A korábbi évek során az ICCA minden évben elkészített egy konferencia ország és város ranglistát, azonban a globális koronavírus-járvány alapjaiban változtatta meg a nemzetközi kongresszusipart.

A 2019. évi adatok alapján Budapest a 26. helyen szerepelt a 424 város közül, míg a TOP 5 konferenciaváros Párizs, Lisszabon, Berlin, Barcelona és Madrid volt. Az országok közötti versenyben Magyarország a 36. helyet szerezte meg a 114 ország közül. Az országok ranglistáját az USA, Németország, Franciaország, Spanyolország és az Egyesült Királyság vezette 2019-ben.

Az iparág súlyos kitettsége miatt a 2020-as évben az ICCA nem a hagyományos ranglista alapú jelentését készítette el, hanem a COVID-19 világjárvány szövetségi konferenciákra és kongresszusokra gyakorolt hatását mutatja be nemzetközi szinten.

A koronavírus-járvány hatására új mérési paraméterek is belekerültek a riportba mint a gazdasági hatások és a bevételkiesés mérése. Bár az elemzés megerősíti, hogy az iparágban vágynak a személyes találkozókhoz való visszatérésre, a jövőben továbbra is megmaradnak a virtuális és a hibrid események elemei és bevált gyakorlatai.

Az ICCA 2020. évi statisztikai jelentése nemcsak a múltat vizsgálja, hanem előrejelzést is nyújt a kongresszusipar jövőbeli trendjeire.

A szövetségi konferenciákat és kongresszusokat különböző módon érintette a világjárvány, ennek megfelelően az ICCA besorolt minden vizsgált rendezvényt a következő kategóriák valamelyikébe: 1) elhalasztott, 2) áthelyezett, 3) hibrid, 4) virtuális, 5) törölt, 6) nem érintett.

2020-ra összesen 8 409 tervezett, vagy ez évben megtartott szövetségi konferenciát, kongresszust azonosítottak, amely jelentősen kevesebb a 2019. évi adatokhoz képest, amikor is 13 252 szövetségi konferenciát és kongresszust szerveztek a világon.

A szövetségi konferenciák és kongresszusok legnagyobb része (44%-a) 2020-ban elhalasztásra került, amely trend az év középső részében domináns volt, majd az év végére fokozatosan mérséklődött.

A második legnagyobb szegmenst a virtuális találkozók teszik ki (30%). Ez a szegmens a legkisebb részaránnyal indult, majd a legnagyobbá nőtte ki magát az év utolsó két hónapjára, megelőzve az elhalasztott eseményeket. Ez is jelzi, hogy a szövetségi ülések iparága egyre jobban tudott alkalmazkodni a pandémiás helyzethez és az új körülményekhez.

2020-ban folyamatosan nőtt a virtuális találkozók részaránya

Fotó: 123rf.com

A harmadik legnagyobb aránnyal rendelkező típus a törölt rendezvények (14%), amely a járvány világszintű kitörésekor, 2020 márciusában a legnagyobb szegmensként szerepelt, azonban a hónapok előrehaladtával egyre csökkent a számuk és év végére a második legkisebb szegmens lett.

A járvány által nem érintett események csak 9%-ot tesznek ki, havi bontásban számuk egyre kevesebb volt az idő előrehaladtával.

Összességében a legkisebb részaránnyal az áthelyezett (1%) és a hibrid (2%) rendezvények zártak. Az áthelyezés nem véletlenül volt a legkevésbé kedvelt opció, hiszen extra költségekkel és logisztikával jár a szövetségi rendezvények átszervezése. A hibrid megoldás esetében 2020 augusztusától egy kisebb mértékű növekedést figyelhető meg, míg számuk korábban elenyésző volt, addig novemberre 4%-ot, decemberre pedig már 8%-ot tettek ki az országok statisztikái alapján.

Fotó: BUD CB szerkesztés az ICCA Annual Statistics Study 2020 alapján

Az érintett események számát tekintve elmondható, hogy a vírus a szeptember, június és október hónapokban érintette a legtöbb szövetségi találkozót, ezekben a hónapokban ugyanis több, mint 1000 rendezvényre gyakorolt hatást a járványhelyzet.

November, május, július és augusztus követi őket a sorban, amikor is 600 és 800 között volt az érintett események száma.

Az ICCA az egyes kategóriákba sorolt rendezvények résztvevőszámát is monitorozta. A regisztrált eseményekhez összesen 4.570 000 résztvevő tartozott. Ebből több, mint 3 millióan a virtuális (37%) és az elhalasztott (38%) eseményeken vettek részt. Habár a virtuális események száma jóval alacsonyabb volt, az elhasztottakéhoz képest, a résztvevők száma az online platformokon lebonyolított rendezvények esetében jóval magasabb volt.

A szövetségi rendezvények méretét tekintve, a kisebb (50-től 149 főig) találkozóktól egészen a 2000 fős határig a leginkább jellemző trend (40-47%) az elhalasztás volt, amit a virtuális megoldás követett. Ezekben a kategóriákban az elhalasztott események 14-15%-os határon mozogtak. 2000 fő felett azonban a virtuális rendezvények lebonyolítása vette át a vezető pozíciót és az elhalasztott összejövetelek részaránya 31-34%-ra csökkent.

A nagy találkozók virtuális térbe helyezésének gyakoribb előfordulása mögött a magyarázat a következő lehet: a nagyobb szövetségek, akik több taggal rendelkeznek és ezáltal nagyobb a költségvetésük is, több forrást tudnak a személyes találkozók online térbe helyezésére fordítani. A járvány által nem érintett események részaránya a legkisebb (50-149 fős) találkozók esetében a legmagasabb (12%), míg a legalacsonyabb értéke az 1000-1999 fős és a 3000 fő feletti rendezvények esetében van.

Az érintett és érintetlen események régiónkénti vizsgálatában megfigyelhető, hogy az elhalasztott és törölt találkozók aránya együttvéve a Közel-Keleten volt a legalacsonyabb (49%), vagyis a rendezvények 51%-át meg tudták tartani.

A Közel-Kelet után Észak-Amerikában kerülhetett sor a legtöbb esemény megtartására 2020-ban, a szövetségi találkozók 50%-át kellett csak törölni vagy elhalasztani. Ezzel szemben a többi térség mind rosszabb arányokkal rendelkezik ilyen tekintetben: Európa 60%, Ázsia 55%, Latin-Amerika 61%, Óceánia 60%, Afrika 63%.

A virtuális találkozók aránya Észak-Amerikában (39%), az elhalasztott és a törölt események aránya Afrikában (50%), a vírus által nem befolyásolt rendezvények aránya pedig a Közel-Keleten (19%) volt a legmagasabb. Hibrid találkozók tekintetében egyértelműen Ázsia jár az élen 80 hibrid módon megrendezett eseményével.

Tematika tekintetében a technológiai témával rendelkező események körében volt a legmagasabb a virtuális (48%) és a hibrid (3%) megvalósítás aránya. Feltételezhető, hogy a technológiai találkozókat szervező egyesületek már fejlettebb infrastruktúrával és magasabb szintű know-how-val rendelkeztek a virtuális/hibrid találkozók megrendezéséhez, mint más egyesületek. A virtuális/hibrid események magas százalékának eredményeképpen a technológiai szövetségek tudták a legtöbb 2020-ra tervezett rendezvényüket megtartani.

A technológia után az oktatási témában rendezett találkozók esetében volt a legmagasabb a virtuális megvalósítás aránya (32%), bár jelentősen kevesebb az előbbi tematikájú rendezvényekhez képest. A legmagasabb elhalasztási és lemondási aránnyal a tudományos témájú rendezvényeket jellemezte, összegezve 66%-a az eseményeknek nem került megrendezésre.

Tekintettel arra, hogy a hibrid és virtuális rendezvényekre történő átállás nagy hatást gyakorol a szektor számos meghatározó elemére, többek között a résztvevők számára, a regisztrációs díjakra, a találkozók gazdasági teljesítményére, a desztinációk egészére (utazási költségek, szállás költségek, étel-ital és egyéb kiadások tekintetében), így az ICCA riportja külön foglalkozott az online részvétel lehetőségeivel is.

A 2020-as év a hibrid és virtuális rendezvények berobbanásának katalizátoraként is nevezhető, ugyanis 2648 eredetileg hagyományos módon tervezett rendezvényt alakították át hibrid (143) vagy online (2505) eseménnyé. Az online részvétel számottevően nagyobb volt, mint a személyes lett volna, 50%-kal megnőtt a részvevők száma a találkozók virtuális térbe helyezésével. A regisztrációs díj ezzel szemben viszont jelentősen csökkent, közel 60%-kal.

A világjárvány gazdasági hatását is igyekeztek megbecsülni az ICCA kutatói, mértéke azonban csak feltételezhető. A 2019-es év 13.252 szövetségi rendezvényéhez képest 2020-ban mindössze 3.484 esemény megrendezésére került sor, amely alapján nem meglepő, hogy a COVID-19 világjárvány csaknem megtizedelte a 2020-as gazdasági teljesítményt.

Míg 2019-ben a becsült összeg kiadása a szektornak 10.817 millió dollár volt, addig 2020-ra becsülve ez az érték mindösszesen 1.665 millió dollár.

A csökkenés négy szegmensre bontható: volumenhatás (kevesebb találkozót terveztek 2020-ra), a kiadások csökkenése az elmaradt találkozók és az elhalasztott találkozók miatt és a virtuális/hibrid találkozók miatti kevesebb kiadás, mint például az utazási /szállásköltségek elmaradása.

Az ICCA 2020. évi riportja részletes összefoglalót nyújt a szövetségi konferenciákat és kongresszusokat sújtó koronavírus-járvány hatásairól, azonban az is látható, hogy az iparág bizakodó az élő rendezvények visszatérése kapcsán, amelyek nemcsak multiplikatív folyamatokat indukálnak a nemzetgazdaságokban, hanem a tudományos életre is komoly hatással vannak.

A Budapest Convention Bureau kiemelt figyelmet fordít a szövetségi piacon való nemzetközi értékesítési munkának és bár a pályázási, döntési folyamat olykor éveken átnyúló, az új iroda munkatársai és a hazai tudományos szövetségek által benyújtott munkák közül több döntőbe jutott, eredményhirdetés előtti szakaszban van.

A szövetségi piac nemzetközi kongresszusainak hazánkba hozatala a konferencia- és rendezvényipar regenerálódásán túl a turizmus szektor újraépülésére, valamint a nemzetgazdaság tág spektrumára nézve is jelentős élénkítő hatással bír.