Az év legnagyobb orvoskongresszusát rendezték meg a Hungexpón

A Budapest Convention Bureau minden résztvevő számára ingyenesen 3 napos budapesti közösségi közlekedésre jogosító bérletet biztosított és a HUNGEXPO-val közösen szakmai tanulmányutat szervezett.

A bejárás keretében hat rendezvényszervező szakértő – akik mindegyike több ezer fős események megvalósításáért felel - személyesen tapasztalhatta meg a Budapesten megvalósuló nagy méretű esemény szervezési folyamatait, valamint a Hungexpo szolgáltatásait és szakmai hozzáértését - tájékoztatta lapunkat a HUNGEXPO.

Húszezer szállodai vendégéjszakát hozott Budapestnek a rendezvény

Fotó: Hungexpo

Ganczer Gábor, a Hungexpo vezérigazgatója szerint: "Az esemény sikerét aprólékos tervezés és számos rendezvényszolgáltató csapat együttműködése tette lehetővé. A HUNGEXPO 18 fős projektcsapata az előkészületek során több mint két évig dolgozott, hogy a leggördülékenyebben, a szervező célkitűzései szerint férjen hozzá a közel 6000 látogató a tudományos ülésekhez és tekinthesse meg a kiállítást.

A rendezvényen több mint 400 munkatárs dolgozott egyszerre. Büszke vagyok rá, hogy a megújult infrastruktúránkkal immár világszínvonalon tudjuk vendégül látni a legnagyobb kongresszusokat is. A sikerhez persze elengedhetetlen volt az a know-how is, amit szervezőcsapatunk nyújtott a rendezvényhez."

A Hungexpo összesen 30 000 négyzetméteres rendezvényterületén számtalan program zajlott. Az előadások, workshopok, nyitó és záróceremóniák a négyszintes Kongresszusi Központban kerültek bemutatásra. A 2000 fős auditórium mellett összesen 12 szekcióteremben folytak előadások, valamint további 40 tárgyaló és iroda állt rendelkezésre.

A 9 500 négyzetméteres G csarnok szolgált a kiállítás és egyéb közösségi terek helyszínéül, ahol 45 kiállító kapott helyet 2600 négyzetméternyi standfelületen, bemutatva a legújabb innovációkat, szolgáltatásokat és fejlesztéseket a neurológia területén.

Az 1000 négyzetméteres e-poszter területen több, mint 1700 posztert mutattak be, elősegítve a tudományos párbeszédet és az ismeretek megosztását a kutatók között. Ezen kívül egy 'Living room' közösségi területet alakítottak ki, amely a kapcsolatépítést, networkinget segítette a résztvevők között.

Az esemény léptékének megfelelően sokrétű logisztikai tervezésre volt szükség. A vendéglátásért felelős csapat több mint 12 000 adag főételt szolgált fel. A rendezvény méreteit jól érzékelteti, hogy a négy nap alatt elfogyott 4 tonna zöldség, 800kg saláta, 1,5 tonna gyümölcs és 500liter kávé. A fenntarthatóság kiemelten fontos szempont volt a rendezvény szervezőinek.

A távolról szállított ballonos ásványvíz helyett helyi hálózatra kötött vízszűrő berendezésekkel látták el a szervezők friss, jó minőségű ivóvízzel a kongresszust. Teljesen száműzték az eldobható műanyag eszközöket - kizárólag papír és fa lebomló eszközöket használtak.

A kongresszus területén összesen hat helyszínen kínáltak étkezést, az összes menü kizárólag vegetáriánus fogásokat tartalmazott, a kínálat többsége vegán volt és kiemelt figyelmet fordítottak a különleges étkezési igények kiszolgálására - magas minőségű laktóz ès gluténmentes ételekkel.

A rendezvény zárása és lebontása külön kihívás volt a HUNGEXPO számára, hiszen már másnap reggel egy másik nagy nemzetközi esemény - a WHO környezetvédelmi és egészségügyi minisztereknek hetedik alkalommal megrendezett konferenciája - vette kezdetét. Igy mindössze egy éjszaka alatt kellett a teljes kongresszusi központot átállítani, melyet egy 200 fős csapat koordinált munkájával sikerült levezényelni.

Az EAN 2023 kongresszus számokban:

4 nap

5748 látogató és 1974 virtuális látogató

116 országból

460 előadó

20 000+ vendégéjszaka Budapest szállodáiban

400+ Szervező, lebonyolítást segítő munkatárs

300+ hostess és önkéntes