Egyéves a Budapest Convention Bureau – számvetés Békefi Annával

Megalakulásuk után két héttel ránk tört a pandémia. Hogy élték meg ezt az időszakot?

A munkát a tevékenységünk újratervezésével kellett kezdeni, home office-ban szervezetet fejleszteni és karanténból nemzetközi kapcsolatokat építeni. A szakmával együtt bízva abban, hogy ősszel újraindulhatnak a rendezvények, az első félévet arra szántuk, hogy felmérjük a releváns külföldi gyakorlatokat, felvázoltunk egy szakmai modellt a jövőre nézve.

Ősszel elkezdődött a munkánk látványosabb része: a szeptemberi határzár után néhány nappal széles körű szakmai összefogással rendeztük meg a Power of Live Events eseményt, amellyel a Budapest Convention Bureau a nemzetközi színtéren is megmutatta magát.

A biztonságos rendezvényprotokoll, krízisben is proaktív hozzáállás, összefogás példaértéke nemzetközi díjakat is hozott desztinációnk számára (Best Event Award – Közönségdíj, Conventa Best Event Award – Best B2C Event 2020 ezüstérem). E rendezvénnyel is szimbolizálni szerettük volna, hogy kulcsszereplői vagyunk a magyarországi rendezvény- és konferenciaiparnak.

Békefi Anna: Egy év alatt elértük, hogy a nemzetközi vérkeringésben számontartsanak bennünket

Fotó: BUD CB

Hogyan kell elképzelni ezt az összekötő szerepet, és mi a fő cél?

Egyszerre kapcsolódunk a piaci szereplőkhöz és a szakmai szövetségekhez, a turizmusirányítás döntéshozóihoz, folyamatos egyeztetéssel haladunk a Magyar Turisztikai Ügynökséggel (MTÜ) és a Budapest Branddel.

Mindez azért is meghatározó, mert költségvetési éveken és politikai ciklusokon átívelően szükséges pályáznunk, forrásokat lehetővé tennünk, az ágazatot meghatározó jogszabályi és infrastrukturális környezet alakításában katalizátorként részt vennünk.

Külföldi kapcsolataink szintén kiemelten fontosak, hiszen fő feladatunk a nemzetközi üzletszerzés. Jellemzően évekre előre, a szabadidős turizmustól eltérő jellemzők alapján dolgozunk, önmagában egy sikeres pályázat 10-30 ezer vendégéjszakát hozhat hazánknak.

Ezt támogatandó végzünk célzott rendezvénypiaci desztinációmarketinget, és elemezzük kutatási részlegünkön a piaci trendeket. Aktív tagságunk van sok más szervezet mellett az európai convention bureau-k szövetségében, egy év alatt elértük, hogy a nemzetközi vérkeringésben számontartsanak bennünket.

Melyek voltak a legfőbb mérföldkövek az ősz folyamán?

A szakma képviselőivel felállítottunk egy munkacsoportot, amelynek a feladata a biztonságos újranyitás irányelveinek (Health & Safety Guideline) kidolgozása a rendezvényszektorban. Az egyeztetésekbe bevontuk az MTÜ-t és a Budapest Brandet is. A koncepció véglegesítése a közeljövőben várható. Az anyag komplex útmutatást nyújt a teljes Magyarországon töltött idő vonatkozásában. A hozzánk befutó lekérésekben a legelső kérdés, hogy Magyarország és Budapest fel tud-e mutatni átfogó és meggyőző egészségügyi és biztonsági irányelveket. Úgy vélem, ez lehet a belépő az újrainduláshoz.

Fontos eszközünk lesz a véglegesedő, friss brand, valamint az ősszel forgatott Budapest MICE imázsfilm, amelynek utómunkálatai zajlanak.

A BUD CB új logója

Fotó: BUD CB

Újra meghirdették a Konferencia Nagyköveti Program pályázati részét. Hozott-e már konkrét eredményt?

A keretrendszer és a bírálóbizottság felállítása ősszel megtörtént, és nemrég megérkezett az első pályázat is. Egy 2024-re tervezett 6000 fős nemzetközi kongresszusról van szó, amely önmagában 30 ezer vendégéjszakát hozhat Budapestre.

Idei tervünk a KNP Program felállításának részeként világszerte elismert tudósaink felkérésével konferencia-nagyköveteket és szakmai műhelyt létrehozni.

Szakmai hírnevükkel, kapcsolatrendszerükkel hozzá tudnak járulni, hogy Budapestet úgy pozicionáljuk, hogy nemcsak a turisztikai szépségei okán, hanem a szellemi tőke miatt is vonzó legyen a nemzetközi tudományos élet számára.

Az idén milyen tevékenységekkel folytatják a munkát?

Működésünk középpontjában továbbra is az értékesítési tevékenység áll, készülünk a piac újranyitására.

Biztató, hogy egyre több ajánlatkérés fut be hozzánk a következő évekre vonatkozóan. Ezek között többféle esemény is van a néhány száz főstől az 5-7000 fős nagyrendezvényekig.

Mindezt tavaly tudtuk megalapozni, az évekre előre dolgozó, szövetségi piaccal foglalkozó kollégák akadálytalanul tudták végezni a munkájukat.

Az arculat véglegesítése mellett dolgozunk a nyugati példák alapján kialakított weboldalunkon is, amely a tavasz folyamán élesedik, és az angol nyelvű tartalom mellett a regisztrált hazai felhasználók számára friss kutatási riportokhoz is hozzáférést biztosít.

Mit terveznek még az idei évre?

Két elnyert, nagy jelentőségű MICE-fórum fogadására készülünk az idén (MCE Central & Eastern Europe, valamint m&i Private Europe). Mindkét vásár világszerte ismert brand, amelyek révén a legmagasabb értékű üzleti partnereket hozzuk el Budapestre. A programok és a kapcsolódó tanulmányutak során arra törekszünk, hogy mindenből a legjobbat mutassuk meg nekik.

A fenntarthatóság témakörével is aktívan foglalkozunk az idén. A cél, hogy azonosítsuk a green meeting fogalomköréhez tartozó ötleteket, működési javaslatokat. Ez ma már nem versenyelőny, hanem alapvetően szükséges.

Avasson be az iroda működésének részleteibe!

Célunk, hogy a nagy nemzetközi konferenciavárosokkal versengve megnyerjük magunknak a helyet kereső rendezvényeket. Méltó kihívói szeretnénk lenni a régió jól ismert kongresszusi városainak. Addig tart a mandátumunk, amíg rá nem kerül a pecsét a megállapodásra, hogy Budapest lesz a rendezvény helyszíne, innentől átkerül az üzlet a szolgáltatókhoz. Mi nem veszünk részt a szervezésben, hanem tovább csatornázzuk az üzletet a kongresszusi helyszínek, hotelek, PCO-k, DMC-k és rendezvényügynökségek felé. Folyamatban van a szövetségekkel közösen kidolgozott, átlátható döntési mechanizmus és szolgáltatói tagság kialakítása.

Mi a kapcsolat a BUD CB és a HCB márkák között?

Tavaly megkezdtük az ágazat szereplőivel közösen a branding folyamatot, ennek összegzéseként zárjuk az arculati munkát, és most mutatjuk be először az új logónkat.

Továbbra is a Budapest-márka az elsődleges, mivel ezt ismerik világszerte és itt kerül megrendezésre a nemzetközi rendezvények közel 80 százaléka. Azonban lefektetjük az országmárka alapjait is az NTS 2030 távlati fejlesztő gondolkodás megkívánta ernyőmárkaként.

Minden olyan nemzetközi szervezetben, ahol országok képviselői találkoznak, mi képviseljük Magyarországot. Kutatási részlegünk elemzi a vidéki városok rendezvénypiaci történéseit is.

Mekkora költségvetésből gazdálkodnak?

Az idei büdzsénk még egyeztetés alatt van. A tulajdonos alapítvány biztosítja a működés alapját, az iroda működési költségét és a nemzetközi szakmai tagdíjakat, hozzáférést az értékesítés adatbázisaihoz, míg a szakmai munkára az MTÜ-től kaptunk forrást.

Tavaly csak az EIBTM-en tudtunk virtuálisan részt venni, de ott a 15 hazai társkiállító több mint 300 tárgyalást valósított meg. Ha tehetjük, az idén jóval több vásáron, fórumon vennénk részt, és több tanulmányutat is szerveznénk az ágazat újraindítása érdekében.

Végleges-e már a BUD CB csapata?

Tavaly a pandémia miatt sem töltöttünk be minden pozíciót, de a tavasz folyamán teljessé tesszük a csapatot, hogy ki tudjuk hozni a szervezetből a maximumot.

A többi convention bureau mintáját követve 12-13 fős lesz ez a csapat, a mi esetünkben városi és országos hatókörű integrált szervezetként. A corporate piacra veszünk föl értékesítési munkatársat, a nemzetközi kommunikációt szükséges erősíteni, valamint a kulcsfontosságú értékesítési igazgató személyében várjuk a nemzetközi meetings industry tapasztalattal rendelkező, akár külföldről leigazolható szakembert.

Mikorra várható a MICE-ágazat újraindulása?

Az ágazati trendriportokból az derül ki, hogy 2024-re áll vissza a 2019-es intenzitási szint. Addig fokozatosan térnek vissza az élő rendezvények a hibrid megoldások előnyei megtartása mellett.

A nemzetközi szövetségi rendezvényeket a szakképzési kötelezettségek miatt meg kell tartani, a corporate rendezvények piaca a vállalati irányelvektől is nagyban függ. Idén még óvatosságot látunk, sok tervezett eseményt inkább jövőre tolnak át, 2022-re azonban nagyobb számban kérnek ajánlatokat.

Látható, hogy a nagy globális kongresszusokat, amelyeket évente rotálódó helyszíneken rendeztek meg, szétdarabolják ún. hubokra – vagyis kisebb egységekre, így a résztvevőknek nem kell elhagyniuk a kontinensüket vagy a saját régiójukat. Ez a trend Budapest számára is kedvező lehet, mivel elérhetővé válnak olyan nagy kongresszusok, amelyek eddig nem fértek be hozzánk.

A Hungexpo bővítése és a Convention Bureau szakértői csapatának bevetése a legjobbkor segíti a piacot a talpra állás sikerességében.

(Az interjú eredetileg a Turizmus.com Magazin 2021. márciusi számában jelent meg nyomtatott formában. A lapot itt rendelheti meg.)