Megváltozott a szövetségi konferenciák pályázási folyamata
A nyolclépéses javaslat egy három szakaszos kutatás eredményeként jött létre, amelyben a pályázási folyamat mellett a pandémia hatását is vizsgálták.
Az elmúlt évek során számos kihívás érintette a konferencia- és üzleti rendezvényszektor résztvevőit, amelyre a gyors alkalmazkodó képesség, rugalmasság és hatékony eszközök működésének elsajátításai jelentettek megoldást. A Magyar Kongresszusi Iroda (MKI) a nemzetközi üzletszerzés, desztinációmarketing mellett a többi között a nemzetközi piaci trendeket kutatja, így a külföldi jó gyakorlatokat is rendszeres megosztja a szakmával.
A konferenciák tenderfolyamatáról ez idáig nem készült feltáró tanulmány, így a trendek vizsgálata és ismertetése mellett, a mára már elavult pályázási folyamatra készített útmutató, hiánypótló anyag a szakmában. A szeptemberben közzétett kutatási eredményt a Conferli-tagokkal, többek között az MKI-val is megosztották, akik hírlevelükben ismertették azt szakmai partnereikkel.
 |
|
Az elmúlt évek során számos kihívás érintette a konferencia- és üzleti rendezvényszektor résztvevőit |
|
Fotó: 23rf.com |
„A most elkészült tanulmány is alátámasztja az eddigi hipotézisünket, mely szerint számos szövetségnek nincsen előre meghatározott tenderfolyamata, ahol pedig egy állandó módszertan szerinti történik a kiértékelés, legtöbbször hagyományos szempontrendszert alkalmaznak. A Kongresszusi Iroda a city support, site visitek, helyszín és szolgáltatás ajánlások előtt már a tender folyamatban is segíti a pályázó szövetségeket, egyetemeket. A Conferli-cikkben felvázolt lépések alkalmazásával a pályázás folyamata sokkal átláthatóbbá, hatékonyabbá válik azáltal, hogy kevesebb, azonban jobb minőségű anyagok érkeznek a szövetségekhez. Ezzel együtt minden esetben javasoljuk az előre meghatározott tenderfolyamat beépítését a szövetségek munkájába” – foglalta össze a tanulságokat az MKI ügyvezető igazgatója, Békefi Anna.
A tanulmány három különböző módszertan eredményeként jött létre: közel 40, főként európai szövetség képviselője vett részt a kvantitatív kutatásban, amit egy Zoom-megbeszélés követett egy szűkebb, 10 fős csoporttal, végül két UIA kerekasztal beszélgetésen elemezték a pályázási folyamathoz köthető kérdéseket. A riportból fény derült arra, hogy bár kisebb eltérések vannak az egyes szövetségek eljárásmódjai között, nagyrészt többéves tapasztalaton és nem piaci sztenderdeken alapulnak.
Általánosságban két típusú tenderfolyamat jellemző:
1. Centralizált/ Központilag irányított eljárás: A pályázati folyamatot maga a szövetség vezeti. Közvetlenül keresik meg az egyes tagokat, desztinációkat vagy helyszíneket, de más érdeklődők is jelentkezhetnek.
2. Hagyományos eljárás: Helyi „host” bevonásával történik. Különböző konstrukciókban lehetséges: egy helyi fogadócsoportot kérnek fel az ajánlattételre, vagy minden szövetségi tag megkapja a felhívást, vagy a helyi „host” keresi fel a szövetséget és mutat érdeklődést. Ez a típus legtöbbször a Kongresszusi Irodák bevonásával történik.
 |
|
Az általános pályázási folyamat lépései |
|
Forrás: conferli.com/news/whitepapers / MKI |
Míg az elmúlt években leginkább a hagyományos eljárás volt a jellemző, a tanulmányból az a trend látszódik, hogy elkezdődött egy váltás a központilag irányított típus felé. Az áttérésre egy 8 lépésből álló javaslatot fogalmaztak meg:
- Döntésre vonatkozó alapszabály vizsgálata
- Legfontosabb, döntő tényezők meghatározása
- Rotációs rendszer kialakítása
- Döntés a támogató szolgáltatásokról
- Célok kitűzése
- Döntés az esemény logisztikájáról
- Döntés a helyi közösség bevonásáról
- Saját RFP formanyomtatvány létrehozása, beleértve a pontozási táblázatot is
A pályázati eljárásokban egyre többször szerepel a fenntarthatóság, legacy, illetve a sokszínűség, egyenlőség és befogadás témaköre is, amit számos magyar PCO is megerősített az MKI által szeptember elejére szervezett PCO szakterületi egyeztetésen. Az új szempontok közül, a fenntarthatóság jelenik meg a leghangsúlyosabban, így első körben ebben a témában nyújt támogatást Partnerei számára az MKI, a desztináció fenntarthatósági indexálásának GDS szakértőivel elindított folyamatával, egy dedikált fenntarthatósági koordinációs pozíció megnyitásával és egy, az ágazatot érintő fenntartható desztinációs stratégia kidolgozásával. A hosszú távú fenntarthatósági stratégiát a nemzetközi GDS-Movement csapatával együttműködve fejlesztik, melynek első lépéseként október 26-án egy közös workshop kerül megrendezésre a szakma képviselőivel, a GDS vezetőjének és elkötelezett aktivistájának, Guy Bigwood-nak személyes iránymutatásai mentén.
A cikkben szereplő teljes tanulmány ITT érhető el.
(A cikk szerzője a Magyar Kongresszusi Iroda kutatási és elemzési menedzsere.)
