A „last minute” már a rendezvényszervezésre is jellemző

A rendezvenyhelyszinek.hu felmérést készített a vállalati rendezvénypiac 2021. őszi/téli időszak kilátásairól.

A megkérdezett vállalatok túlnyomó többsége (90,6%) tartott rendezvényt a járvány előtti, még pörgős 2019-es év azonos időszakában, idén ugyanakkor már kevesebben, de még mindig nagy arányban (77,3%) terveznek valamilyen saját eseményt. A cégek 12%-a még hezitál és csupán 10,7%-a jelezte azt, hogy nem tervez az év hátralévő részére semmilyen rendezvényt.

A tavalyi év trendje megfordulni látszik: a járvány miatt kifejezetten erős online fókuszú eseményszervezés visszarendeződése teljesen egyértelműnek tűnik; a vállalatok elhanyagolható számban (4,4%) terveznek csak és kizárólag online rendezvényt, a többség külön élő és külön online rendezvényben is (42,7%), vagy kifejezetten élő rendezvény megtartásában (30,7%) gondolkodik az idei őszi/téli időszakban. Hibrid céges eseményt a válaszadók 5,8%-a tervez, vagy még nem döntött (16,4%).

Úgy tűnik, kezd elindulni egy lassú rendezvénypiaci visszarendeződés

Fotó: 123rf.com

A céges rendezvények résztvevőszámain még mindig látszik az óvatosság: az őszi/téli időszakban a cégek több mint fele 50 főnél kisebb események szervezésében gondolkodik: a vállalatok harmada a kisebb, 25-49 fős rendezvényeket részesítik előnyben (32,9%), ennél kisebb számú (24 főig) eseményt tervez a cégek 25%-a.

Nagyobb léptékben a vállalatok közel egyharmada gondolkodik csak: 50-100 fő között a cégek 14,5%-a, 100 és 200 fő között 13,2%-a, 200 fő feletti résztvevőszámmal pedig a vállalatok 3,9%-a tervez az idei évben. A cégek 10%-a pedig még egyáltalán nem döntött a tervezett létszámot illetően.

Meglepő fordulat és a korábbi tendenciától teljesen eltérő, hogy a cégek az utolsó pillanatig kivárnak a szervezéssel,és a rendezvény pontos időpontját legtöbben – a korábbitól eltérően – nem hónapokra előre jelölik meg és nem is kezdik meg a szervezést sem, hanem a teljes folyamat last minute történik.

A vállalatok több mint fele (56%) a tervezett esemény időpontja előtt maximum 4 héttel kezdi el a szervezést, 13,3%-uk csak 3 hetet hagy erre, 5,8%-uk pedig 1-2 hét szervezési időt enged, így a piac mind a megrendelések volumenét, mind a rendezvényhelyszínek szabad kapacitásait, a catering- és technikai igényeket illetően nagyon nehezen tervezhető.

Ez a jelenség az erőforrás-tervezés tekintetében szinte megugorhatatlan akadály elé állítja a piac szolgáltatóit, a rendezvényszervezőket, szállodákat, éttermeket, rendezvényházakat és rendezvényközpontokat, ami sokszor meglátszik a helyszínek szolgáltatási színvonalán: a rendezvényhelyszín sokszor nem tudja biztosítani a megrendelt esemény volumenének megfelelő mennyiségű és minőségű munkaerőt és szolgáltatást.Jó hír ugyanakkor, hogy a rendezvényekre fordított költségkeret nem csökkent a 2019-es év azonos időszakához képest: 2021 őszi/téli időszakában a cégek 37,4%-a ugyanakkora, 28,4%-a pedig kifejezetten nagyobb büdzsével tervez és a megkérdezettek csupán harmada nyilatkozott úgy, hogy alacsonyabb összeget fordít a rendezvényeire az idei szezonban, mint 2019-ben tette.

A középtávú előrejelzések is kifejezetten pozitívak: a cégek 85,4%-a nyilatkozott úgy, hogy nagyobb összeget fordítanak majd rendezvényekre a 2022–2024 közötti időszakban, mint a 2019-ben erre fordított büdzséjük volt.

Nyilatkoztak a cégek arról is, hogy idén milyen típusú rendezvényben gondolkodnak. A felmérésben részt vevő vállalatok jellemzően több eseménytípust is terveznek párhuzamosan: 69,8% biztosan tervez karácsonyi rendezvényt, 62,9% csapatépítőt, 52% céges buli szervezésén is gondolkodik, ugyanakkor tréninget a megkérdezettek 49,3%-a, oktatási célú rendezvényt 38,4%-a, konferenciát 35,6%-a, workshop-ot 34,2%-a, ügyfélpartit pedig 26,1%-a tervez még az idei évben.

A válaszadók véleményére alapozva a piac nemcsak hónapokra tér majd magához, hanem úgy tűnik, hogy egy lassú rendezvénypiaci visszarendeződés is elindul, amiben kulcsszerep jut annak, hogy a szereplők milyen gyorsan tudnak reagálni a rövid határidőkre és az ebből fakadó kapacitás-tervezési nehézségekre – vonta le a konklúziót az elemzés.

***

Forrás: A rendezvenyhelyszinek.hu saját felmérése, amely 2021. szeptember 15–20. között történt. Módszertana: online kérdőíves megkérdezés, a válaszadók vállalati rendezvények megrendelői, kapcsolattartói, illetve döntéshozói. A felmérés a 2019-es év azonos időszakát vette bázisnak, ugyanis a tavalyi évben már rendezvénytartási tilalom lépett életbe, így az azzal történő összehasonlítás nem lett volna megfelelő.