Előadások és kerekasztal a MICE Business Day-en

A Hungexpo Zrt. és a Turizmus Kft. által első ízben megrendezett esemény délutánján először Langer Katalin, a Magyar Turizmus Zrt. nemzetközi és kongresszusi igazgatója tartott előadást a Kongresszusi Iroda tevékenységéről. A Magyar Turizmus Zrt. új struktúrájában működő iroda tanulmányút keretében 19 hosted buyert látott vendégül a MICE Business Day-en.

A Nemzetközi Konferenciák és Kongresszusok Szövetsége (ICCA) adatai alapján 2014-ben Magyarország a 31., Budapest a 17. volt a nemzetközi rendezvények helyszíneinek rangsorában. Legfontosabb küldőpiacaink az Egyesült Királyság, az USA, Franciaország, Németország és Észak-Európa voltak. A rendezvények valamivel több, mint kétharmadát Budapesten tartották, a legnépszerűbb vidéki helyszínek Pécs, Szeged, Debrecen, Eger és Balaton-parti települések voltak. 2015. első felében az üzleti turisták száma 2,8 százalékkal, az üzleti turisták kiadásai 17,9 százalékkal emelkedtek az előző év hasonló időszakához képest.

A külképviseleti és a kongresszusi tevékenység összevonásának célja a MT Zrt.-n belül a nemzetközi piacokon való láthatóbb és hatékonyabb megjelenés volt. Langer Katalin szerint a külképviseletekkel szorosabb kapcsolatot és gördülékenyebb kommunikációt tudtak megvalósítani, MICE területen több közös megjelenésre került sor, és hatékonyabb lett a minősítés a study tourok résztvevőinek kiválasztásában.

2015-ben a Konferencia Nagyköveti Program keretében négy, a Sport Nagyköveti Program keretében öt rendezvényt sikerült elnyerni az elkövetkező évekre.

Az iroda jövő évi céljai között szerepel többek között a kongresszusi pályázati alap kialakítása, valamint a budapesti konferencia- és programturizmus fejlesztéséről szóló középtávú koncepció kialakításában való részvétel.

Egyedi BudapestCard

Ezután a BudapestCard konferenciavendégekre hangolt szolgáltatásairól tartott előadást Bán Teodóra, a Budapesti Fesztivál- és Turisztikai Központ ügyvezető igazgatója, valamint Kovács Györgyi BudapestCard divízióvezető.

A BudapestCard szolgáltatói körébe a tervek szerint a jövőben év közben is becsatlakozhatnak a szolgáltatók, és lehetőség nyílik a becsatlakozásra akár pár napos rendezvényeknek, fesztiváloknak is. Új szolgáltatói köröket is szeretnének bevonzani: új élményszolgáltatókat, új gasztronómiai partnereket, még több kulturális szolgáltatót. A MICE és speciális beutaztatói körök számára pedig lehetőség nyílik csak saját közönségre optimalizált, csak számukra elérhető időszakos kártyák létrehozására, amely azokat és csak azokat a szolgáltatásokat tartalmazza, amelyek valóban relevánsak az adott közönség számára. Sőt lehetőség lesz a design részleges testreszabására is. Az ár a kártyában foglalt szolgáltatásoknak megfelelően egyedi lehet. A BFTK azon is dolgozik, hogy a nagy budapesti szállodákban szobakulcsként is funkcionálhasson a speciális BudapestCard.

Megrendelők és lebonyolítók

A szakmai program második felében kerekasztal-beszélgetésre került sor a céges rendezvényszervezés megrendelői és lebonyolítói oldalának képviselőivel.

A beszélgetőpartnerek Pálfalvi Márta, a Heineken vállalati kapcsolatok és kommunikációs igazgatója, Vauver Adrienn, a Magyar Telekom NyRt. senior marketingmenedzsere, Kovács Krisztina, az Art Group rendezvényigazgatója, Budai Júlia, az Event and More projekt menedzsere, Szula Márk, a Carlson Wagonlit kereskedelmi igazgatója és Megyesi Nóra, a HPS rendezvényigazgatója voltak.

A beszélgetés során elhangzott, számos izgalmas felvetés egyike volt az a rendezvényhelyszínek számára igen fontos kérdés, hogy miképpen kerülhetnek a cégek vagy az ügynökségek látókörébe. Kovács Krisztina szerint a gyakorlat az, hogy a beszerzés ajánlást kap az adott helyszínről. Vauver Adrienn szerint a Magyar Telekom rendszeresen tart tendereket helyszíneknek. Megyesi Nóra elmondta: ügyfeleik jelentős része budapesti, vagy legfeljebb száz kilométeres körben található helyszínekben gondolkodik. Ha pedig kuriózumnak számító, egyedi helyszíneket keresnek, location managerekhez fordulnak.

Érdemes-e ajánlatokkal bombázni a cégeket? Pálfalvi Márta elmondta: ő nem biztos, hogy egy adott időpontban emlékezni fog egy ajánlatra, viszont ha például lát egy nagyon jó rendezvényt, azt nem felejti el. Budai Júlia szerint az Event and More szívesen veszi, és gyűjti is a beérkező ajánlásokat.  Szula Márk pedig azt javasolja az ügynökségeknek, ha egy céghez beadnak egy ajánlatot, lehetőleg kövesse azt személyes találkozó is, mert így kisebb az esélye annak, hogy a cég saját maga valósítja meg az ötletet.

Kovács Krisztina szerint nagyon fontos, hogy a helyszínek meg legyenek találhatók online felületeken, minél több fotóval és információval. Az adott helyszínt megismerni persze csak helyben lehet. Vauver Adrienn szerint gyakran előfordul, hogy gyorsan kell találniuk egy helyszínt, ilyenkor mindig az interneten keresnek.

Mi a helyzet a rendezvényhelyszínek kizárólagos catering-szolgáltatóival? Ők Budai Júlia szerint néha nagyon meg tudják nehezíteni egy ügynökség életét. Vauver Adrienn mégis úgy gondolja, ha a kizárólagos szolgáltató rugalmas, minden megoldható.