Kihívások és megoldások a hivatásturizmusban

A világszintű virtuális beszélgetés célja az volt, hogy az összes érintett tagot – szolgáltatókat, szövetségeket, kongresszusi irodákat – tömörítse egy online platformon, és a meghívott előadók megosszák a résztvevőkkel gyakorlati tapasztalataikat és történeteiket.

Senthil Gopinath, az ICCA vezérigazgatója, miután köszöntötte a résztvevőket, megjegyezte, hogy bár minden tag nehéz helyzetben van, hiszen a koronavírus okozta körülmények globális kihívás elé állították az egész ágazatot, azonban ez egyben egy lehetőség is, hogy világszinten kommunikáljunk és együttműködjünk egymással.

Közel 300-an vettek részt az ICCA első interaktív webinárján

Fotó: HCB

Az interaktív webinár első szekciójának meghívott előadója Tina Altieri (Media Australasia Xchange (MAX) volt, aki a kríziskommunikációval kapcsolatban adott főként a szolgáltatók számára hasznosítható gyakorlati tanácsokat. Az előadó szerint folyamatos, valós információkra alapuló kommunikációt kell folytatni, amit sosincs késő elkezdeni.

A kommunikációs csatornákat illetően elmondta: a közösségi média felületek hasznossága vitathatatlan, azonban az azokon való kommunikációra kiemelt figyelmet kell fordítani, mert rendkívül érzékeny felületek, a posztokat megfelelő empátiával kell készíteni.A második szekció témája a szerződések, biztosítások és a hosszútávú partnerség volt. A meghívott előadók a Meeting Industry különböző szektorait képviselték, jelen volt egy szakmai szövetség képviselője (Leslie Zeck, International & American Associations for Dental Research), egy hivatásos kongresszusszervező (Gregg Talley, Talley Management Group, Inc.), egy kongresszusi iroda képviselője (Aileen Crawford, Glasgow Convention Bureau) és egy biztosító cég munkatársa (Justin Weis, USI Insurance Services).

A megszólalók véleménye szerint a kényszerű leállás időszaka alkalmas arra, hogy a szolgáltatók a meglévő partnerviszonyok mellett további partnerségeket alakítsanak ki, a megkezdett előkészületeket folytassák, illetve felmérjék egyedi értékeiket, amelyeket a későbbiekben felhasználhatnak a stratégia és kommunikáció fejlesztéséhez. A meghívottak beszéltek a tervezett események törlésének, elhalasztásának következményeiről.

A szolgáltatók most felmérhetik egyedi értékeiket

Fotó: HCB

A szakmai szövetségek nézőpontját közvetítő Leslie Zeck megjegyezte, hogy az ő esetükben nem olyan egyszerű a programok pár hónappal történő eltolása, hiszen számos egyéb szakmai rendezvény is megvalósul egy adott évben és nem szerencsés, ha ezek „feltorlódnak”, mert ez az egyes események sikerének a rovására is mehet.”

A harmadik szekció témája a személyes találkozók online alternatíváinak bemutatása volt. A gyakorlati tapasztalatokat egy szövetség képviselője (Philippe Bregaint, European Association of Osseointegration, EAO), egy online rendezvény szakértő (Gerrit Heijkoop, LiveOnlineEvents (LOE)), aki egyben a webinár moderátora is volt, egy hivatásos kongresszusszervező (Annalisa Ponchia, AIM International) és egy technikai szakértő (Dahlia El Gazzar, DAHLIA+) osztotta meg a résztvevőkkel.

A jelen globális helyzet miatt az online események egyre inkább teret nyernek, de a megvalósításukkor a siker érdekében nem érdemes a költségeken spórolni. Annak érdekében, hogy egy online rendezvény gördülékenyen működjön és a résztvevők is elégedetten kapcsolják ki laptopjaikat, mobileszközeiket az online találkozó után, négy alaptényezőnek kell hatékonyan megvalósulnia.

A sikeres online esemény négy alapfeltétele: programtervezés (témák, tartalom és interaktivitás), technológia (rendelkezésre álló eszköztár, az előadást biztosító platform, az interaktivitást garantáló eszközök), kommunikáció (üzenetek, csatornák és az időzítés), az online „vendégvárás” (kamerán keresztüli kép, chat/közösségi kommunikáció és technikai támogatás biztosítása).

A résztvevők bekapcsolódhattak az interaktív előadásokba

Fotó: HCB

Az ICCA célja az első globális webinár megvalósításával egy olyan tudásbázis létrehozása volt, ahol az ágazat szereplői nemcsak új információkkal gazdagodhattak, hanem közvetlenül is részt vehettek a hozzászólásaikkal, kérdéseikkel az előadások alakításában. Az interaktív előadásokba a résztvevők folyamatosan bekapcsolódhattak különböző online felületeken keresztül és megoszthatták gondolataikat, visszajelzéseiket és kérdéseiket az előadókkal, akik reflektáltak a kommentekre.

Mindez az előremutató megvalósítás alátámasztja Senthil Gopinath szavait, hogy jelen helyzetben a legfontosabb: „Kommunikálni és együttműködni!”

A teljes cikk a  Budapest Convention Bureau oldalon érhető el, IDE kattintva.

A webinár teljes felvétele az ICCA oldalán elérhető .