UNICEO: a céges rendezvények száma nem csökken

Az UNICEO® - Nemzetközi közösség a céges rendezvényekért felelős döntéshozók számára, augusztusban végzett reprezentatív kutatást a céges rendezvények jövőjéről. A közel 200 rendezvényért felelős vállalati vezető visszajelzésein alapuló tanulmány részletes képet ad az új rendezvényes stratégiákról, a virtuális és személyes részvételű eseményekről, valamint a tervezett költségvetés-csökkentésekről a vizsgált időszakban, azaz 2021 márciusig.

A genfi székhelyű nemzetközi szövetség magyarországi tagjai között is elvégezte a céges rendezvények jövőjét vizsgáló kutatását, amely a 2020 szeptembertől 2021 márciusig terjedő időszakot vizsgálta. A széles iparági lefedettségen túl, hazai és nemzetközi cégek rendezvényes terveit mutatja be a tanulmány.

Az elmúlt hónapokban a rendezvényes szakma átalakult és új kihívások elé került minden érintett szakember. A kialakult helyzethez való alkalmazkodás komoly újratervezést igényelt a vállalati döntéshozók körében is, amely megváltoztatta a céges rendezvényeket érintő marketing, kommunikációs és HR stratégiákat.

Az új tendenciákat vizsgálva egyértelműen megállapítható, hogy a rendezvényekre, mint stratégiai eszközökre továbbra is nagy szükség van a cégek életében, de a rendezvény, mint kifejezés, mostantól a személyes részvételű események mellett a virtuális és hibrid események gyűjtőneve is lett.

„Ha összehasonlítjuk a tavalyi év azonos időszakával a 2020. év végéig, illetve a 2021 első negyedévig tervezett rendezezvények számát, meglepő eredményt kapunk: a rendezvények összszáma ugyanis minimálisan változik, csak milyenségükben következett be változás, ugyanis teret nyertek a virtuális események. Bár a cégek közel 20 százaléka semmilyen rendezvényt nem tervez márciusig, akik szerveznek, azok nagyon aktívak" – mondta Mantuano Mónika, az UNICEO Magyarország elnöke.

Virtuális rendezvények

A kérdőívet kitöltők több mint fele 2020 év végéig virtuális eseményeket tervez. Azon cégek, amelyek személyes részvételű eseményt is szerveznek, 85%-a hibrid, vagy virtuális rendezvényt is tervez, tehát egyértelmű, hogy a virtuális rendezvények szerepe óriásit nőtt a koronavírus következtében.

Év végéig még átlagosan 5-6 rendezvényt terveznek a megkérdezett cégek, ami közel 1000 eseményt jelent a piacon.

Az online megtartott események elsősorban oktatás, tréning, sajtótájékoztató, konferencia, vagy termékbemutató típusúak. Eltűntek viszont a palettáról a családi napok és a karácsonyi partik.

Bár a személyes részvételű eseményeket sokan hiányolják, a válaszadók 58%-a sorolt fel előnyt a virtuális események kapcsán. Ezek legtöbb esetben a költség- és időhatékonyság, a tervezhetőség, rugalmasság, jobb mérési lehetőségek (ROI), valamint a környezetbarát hatás, a távolságok átértékelődése és a nemzetköziség lehetősége volt.

A résztvevők sokszor aktívabbak, bátrabbak, amely abból is következik, hogy más emberek nyílnak meg az online térben és az introvertált típusoknak kedvez a személytelenség, egyfajta anonimitás lehetősége. Költség oldalon a megkérdezettek 60%-a kevesebb mint 25%-át költi rendezvényekre a személyes részvételű események költségéhez képest.

Személyes rendezvények

Bár jövő tavasszal jelentős emelkedés várható, mégis jóval elmarad a hagyományos típusú rendezvények száma a tavalyi évtől. A magyar cégeknél 47%, míg a nemzetközi vezetésűeknél 63% a visszaesés a rendezvények számában.

Budapest, vidék és külföld vonatkozásában a céges oldalon ősztől a budapesti rendezvények veszik át a vezető szerepet a helyszíneket illetően, de a rendezvények száma még a fővárosban is 54%-os csökkenést mutat.

A személyes részvételű eseményeken a megkérdezettek 50%-a kevesebb résztvevővel számol mostantól, és a tendenciát látva, főleg azon cégek szerveznek már eseményt, akik részvételi díjat szednek a jelentkezőktől.

Meglepő eredmény, hogy a COVID után, mikor minden visszatér majd a normális kerékvágásba, a kutatásban résztvevő cégek 36%-ának kevesebb rendezvénye lesz a jövőben.

A megszokásból, rendszerességből megrendezett események helyett a tudatosabb, kisebb célcsoportnak szervezett, személyre szabottabb rendezvények kerülnek előtérbe.

Azon cégek, amelyek egyáltalán nem terveznek személyes részvételű eseményeket jövő márciusig, 25%-ot tesznek ki, és 70%-ban külföldi tulajdonúak. Az indokaik között első helyen áll a felelősségvállalás (a dolgozók, azok családtagjai, valamint a márka, a brand iránt), a virtuális rendezvények, mint alternatívák rugalmassága, időhatékonysága és a költségcsökkentés.

Költségvetés

A költségvetéseket vizsgálva, a megkérdezettek 53%-a a korábbi költségkeretének kevesebb mint 25-át költheti rendezvényekre (személyes, hibrid, virtuális egyaránt) év végéig, 29%-uk viszont 2021 első negyedévében már ugyanannyit költhet, mint az előző év azonos időszakában. A csökkentett költségvetéssel dolgozók 60%-a nem költi el és nem is csoportosítja át a rendezvényeken megspórolt összeget. Akik átcsoportosíthatják más marketing tevékenységre, azok 70%-ban digitális marketingre költik.

„Új megoldásokban gondolkodnak a cégek a rendezvényes költségek változását illetően. A költségtényezőket a képzeletbeli, rendezvényes Maslow-piramisba is írhatnánk, amelyben a helyszín, catering és technika biztosítása adja az alapvető szükségleteket, majd felfelé haladva a dekoráción, installáción, a szórakoztató programokon, valamint a résztvevői ajándékokon eszközölt költségcsökkentés már kevésbé szembetűnő elemként halványulnak el a rendszerben" - mondta Mantuano Mónika.

A jövő rendezvényei

A jövő rendezvényeinek alappillérei ezek után a tudatosság (mind a cégstratégiában, a kapcsolat-építésben, a szokások megkérdőjelezésében, mind pedig a fejlődésben, újításokban); a hatékonyság (költségcsökkentésben, belső erőforrások tudatosabb használatában, a virtuális vagy személyes formátumú rendezvények kiválasztásában); valamint a felelősségvállalás (dolgozók, azok családtagjai, a cég partnerei, ügyfelei, valamint márka/brand iránt) lesznek, hogy a rendezvények továbbra is kiemelt stratégiai eszközként segítsék a cégeket céljaik elérésében.

UNICEO®
Az UNICEO® (Nemzetközi közösség a céges rendezvényekért felelős döntéshozók számára) az egyetlen non-profit nemzetközi szövetség, amely – egy globális, tudásmegosztáson alapuló platformon – azokat a legfőbb döntéshozókat hozza össze, akik nemzetközi szinten felelnek a vezető vállalatok rendezvényeinek tervezéséért és szervezéséért.

Az UNICEO® lehetőséget kínál a tagjai számára, hogy a kollektív tudás jelentette előnyökből részesüljenek, és egy globális kapcsolati rendszer révén alkalmazkodni tudjanak a folyamatosan változó üzleti környezethez. Emellett pedig egy olyan hely, ahol a Tagok egymás gyakorlatairól, szerepük fejlődéséről, valamint jelenlegi és jövőbeli kihívásaikról kapnak visszajelzést.

Az UNICEO® tagok azért találkoznak egymással, hogy rendezvényeiket még jobbá tegyék, kapcsolati hálójukat kibővítsék, és a tapasztalatok, legjobb gyakorlatok, valamint a közös témák megosztásával karrierjüket újult energiával töltsék fel.