ICCA-kongresszus: a diverzifikáció és az összefogás ereje

A 2020. évi kongresszus további különlegessége volt, hogy az eseményt megelőzően hathetes, szakmai kérdéseket boncolgató, edukációs webináriumokat szerveztek. A megváltozott helyzetben ez az interaktív kongresszusi program lehetőséget biztosított a közösségépítésre és a kapcsolatok ápolására, hiszen a program révén az ICCA tagjai új ötleteket, gondolatokat osztottak meg egymással.

Kaohsiung Protocol Framework

A kongresszus kiemelkedő eredménye, hogy a pandémiás helyzet nemzetközi tapasztalatait feldolgozva megszületett egy keretrendszer, amely magában foglalja a főbb trendeket és meghatározza a kulcsfontosságú stratégiákat, ezzel segítve a nemzetközi meetings industry kilábalását és jövőbeni fejlődését. A stratégiák fontosságát kihangsúlyozva ezt a keretrendszert Kaohsiung Protokoll néven ünnepélyesen aláírták a rendezvény folyamán. Az azonosított trendek például az innovatív üzleti modellek, a kockázatmegosztás, a digitális szerkezetátalakítás és a hibrid események, valamint a résztvevők bevonását növelő és értékmegőrző stratégiák.

A kongresszus vezérfonalát az új trendekre épülő előadások jelentették, valamint fontos megállapítás volt, hogy a MICE szektor kötelessége és feladata, hogy hozzájáruljon a társadalom fejlődéséhez a tudásmegosztás, a fenntartható fejlődés és a globális kapcsolati háló révén. Senthil Gopinath, az ICCA vezérigazgatója a Kaohsiung Protokoll kapcsán a következőket nyilatkozta: „Az ICCA elsődleges célja iparágunk biztonságos és fenntartható módon történő újraindítása. Az ICCA, mint a meetings industry globális szövetsége úgy döntött, hogy létrehoz egy keretrendszert, amely segíti a tagjait, valamint a tágabb értelemben vett iparágat a tudásmegosztásban, a jó gyakorlatok megosztásában, illetve az üzleti modellek és működés megértésében.”

A kongresszuson aláírták a pandémiás helyzet nemzetközi tapasztalatainak feldolgozásával létrehozott, Kaohsiung Protokoll elnevezésű keretrendszert

Fotó: BUD CB

5 kontinens, 220 előadó, 1500 résztvevő

A 8 regionális hub mindegyike közvetítette az idei kongresszus hitvallását, és bár mindegyik hub egyedi tartalmakat is biztosított desztinációspecifikusan, a fókusz mindvégig az iparág fontosságán volt. A különböző hubokra (Észak-Amerika, Latin-Amerika, Luxemburg, Rijád, Málaga, Fokváros, Szöul és Sarawak) jellemző egyéni sajátosságok megfűszerezték a kongresszust, és mindegyik hub minőségi előadásokkal szolgált. Míg Sarawakban a meetings indusry által kifejtett pozitív, hosszú távú hatásokról esett szó és az oktatás fontosságáról, ami szintén éveken át ható öröksége lehet egy kongresszusnak, addig Luxemburgban az iparág jelenlegi helyzetét, a tudomány és a MICE szektor kapcsolatát boncolgatták az előadások. Fokvárosban a lokális esettanulmányok jelentették az előadások fő vezérfonalát a minőségi edukáció és a lifelong learning mellett. Ez utóbbi az innováció kulcsát is hordozza magában. Egyik hub sem térhetett ki a 2020. évi sokk okozta helyzet elől, a következményekkel minden hubban foglalkoztak az előadások. Megállapításuk szerint kulcsfontosságú a digitális megoldások bevonása az iparágba, amelyek nemcsak a rendezvényszervezést, hanem az adatgyűjtést és -kezelést is érintik.

Hibrid rendezvények, új megoldások

A kongresszus előadásait szinte kivétel nélkül áthatották az új virtuális és hibrid megoldások tapasztalatai, a jövő rendezvényeinek megvalósulási módjaira tett előrejelzések. Az egyértelművé vált az ágazati szereplők számára, hogy az élő események nem ültethetők át egyértelműen virtuális platformokra. Ahhoz azonban, hogy a megváltozott környezetben is sikeres rendezvények kerüljenek megrendezésre, egy rugalmas, a készségek adaptációs képességére építő és jó gyakorlatokon alapuló üzleti modellre van szükség. Az elmúlt hónapok tapasztalatai alapján tagadhatatlan, hogy a virtuális elemek is értéket adnak hozzá az egyes rendezvényekhez, viszont a 100%-osan virtuálisan megvalósult eseményekkel egyelőre nem tud létrejönni az igazi értékteremtés. A hibrid rendezvényeké lehet a jövő, hiszen ezek vitathatatlan előnye, hogy szélesebb résztvevői kört képesek elérni. Ezáltal a tudásmegosztás és a különböző tanulmányterületek fejlődése is magasabb szintű lesz, így a meetings industry értéke is egyértelműbbé válik a különböző érintettek számára. A hibrid és virtuális események melletti releváns érv továbbá az adatok és tartalmak megőrzésének lehetősége is. Ezenfelül, a szponzorok számára is többet nyújthat egy virtuális rendezvény, hiszen a szervező többletköltsége nélkül a szponzor minielőadást tarthat, és figyelemfelkeltőbb tartalmat gyárthat saját előnyére.

Az online térben továbbra is nehézséget okoz a megfelelő kapcsolatteremtés, és a digitális megoldások fejlődésével egyidőben kialakult az úgynevezett zoom fáradtság. Ezekre részleges megoldást jelenthetnek az interaktívabb és az élő eseményekhez képest sokkal rövidebb, maximum félórás előadások. Fontos kérdés a jelen helyzetben továbbá, hogy a szervezők milyen mértékben fogják tudni átültetni a virtuális események szervezésében szerzett tudást a hamarosan visszatérő élő eseményekre vonatkozóan? A jövő rendezvényeihez feltétlenül szükségesek a most szerzett tapasztalatok, hogy fel tudjuk mérni, mely célok és szükségletek nem valósulhatnak meg virtuális térben, és melyek azok, amelyek még sokszor jobban valósíthatóak meg digitálisan, mint élő rendezvényeken. Rendkívül érdekes felvetés volt továbbá a virtuális eseményeken való nehézkes kapcsolatápolás problémájára reflektálva annak lehetősége, hogy a jövőben a valós oktatás nagy része online térben költözne át, míg a konkrét élő esemény sokkal inkább a hálózatépítésről szólna.

A rendezvényhelyszínek helyzete továbbra sem egyszerű. Számukra az első lépés lehet a helyi piacon való megerősödés, mert a közeljövőben a nemzetközi szintű rendezvények helyzete és a légi közlekedés regenerálódása bizonytalan. Megfontolásra érdemes a mostani kongresszus modellje: egy-egy nagy globális rendezvény helyett több kisebb regionális hub párhuzamos felállításával érhető el nagyobb résztvevőszám.

Lehet, hogy a rendezvények oktatás része a jövőben az online térbe költözik át, míg az élő események inkább a hálózatépítésről szólnak majd

Fotó: BUD CB

Élő partnerkapcsolat és közösségépítés az új modellben

Az elköteleződésre fektetett hangsúly is megváltozik. Ha egy évben elegendő egy néhány napos konferencia a problémák megoldására és a kapcsolatépítésre, akkor az év többi napjára szintén stratégiával kell készülni, és az élő eseményeket érdemes évente több hibrid vagy virtuális eseménnyel is kiegészíteni. Az elköteleződés mértéke azonban továbbra is nehezen beazonosítható. A virtuális rendezvények nagy kérdésévé vált, hogy habár a részvétel általában sokkal nagyobb volumenű, mint az élő eseményeken, ebből a számból mekkora a hatékonyan bekapcsolódott, aktív résztvevők aránya? A virtuális események sikeréhez és az elköteleződés javításához kulcstényezőként jelent meg többek között az előadóval való interakció biztosítása. Az elköteleződés növelésének és a kapcsolatok ápolásának remek példája volt az MPI Belgium Chapter csapatának több kezdeményezése is. „Let’s Cook Together” online fórumuk keretében például előzetesen közzétételre került egy alapanyaglista, majd virtuális platformon megvalósult egy közös főzés a Radisson Blu Astrid Hotels’ főszakácsával, aki élő adásban készített el néhány salátát és desszertet.

Copenhagen-Denmark szekció

A kongresszus főbb üzenetei, mint a transzformáció, vagyis átalakulás, a tudásátadás, a fiatalok involválódása, az együttműködés, a multikulturalitás és a diverzifikáció jelentősége a már hagyománynak számító és a szakma által minden éveben izgatottan várt Copenhagen-Denmark szekcióban is kiemelten szerepet kapott. Az egy órás előadás alatt a hallgatóság három különböző előadóval és témakörrel ismerkedhetett meg.

Anne Skare Nielsen a Universal Futuristtól egy olyan gondolatmenettel indított, amely szerint kinőttük jelenlegi házunkat, és muszáj új otthont keresünk és kilépnünk a komfortzónánkból. Ez számos új lehetőséget rejt magában, amelyek lényegi pozitív változásokat eredményezhetnek, más perspektívából is láthatjuk a világot. Iparágunkra vetítve ezt a gondolatot: nem több konferenciára, hanem jobb konferenciákra lesz szükség. Nem a „több” a megoldás, hanem a „jobb”. A jövő az összefogás, csak úgy győzhetünk, ha mindannyiuk nyer és sikeres lesz. A korábbi elv, a nyersz vagy veszítesz, elavult. Az új játék, hogy mindenki úgy tud nyerni, hogy senki sem veszít. A jelenlegi helyzet is arra ösztönöz bennünket, hogy jobb emberek legyünk és többet dolgozzunk együtt, mindenkit bevonva.

Yasmin Poole, a Plan International Australia szervezet National Ambassadorja a fiatalok bevonásában rejlő lehetőségekre hívta fel a figyelmet. Komoly hiányosságnak tartja, hogy jelenleg a generációk nem igazán kommunikálnak egymással, így számos lehetőségtől esünk el. A különböző generációkat egyenrangúként szükséges kezelni, és nem alá- és fölérendelt kontextusban, ezáltal többet tanulhatnának egymástól. Általánosságban elmondható, hogy a fiatalok a hierarchia miatt félnek gondolataikat és ötleteiket megosztani. Ahogy Yasmin is kifejtette, a cégeknek már az ötletelés fázisában be kellene vonniuk őket, ezzel bizalmat szavazva nekik, és így nyitott gondolkodású, kreatív ötleteket gyűjthetnének. Ezáltal olyan megoldások születhetnek, amelyek minden korosztály számára sikeresen alkalmazhatóak. A fiatal generáció nélkülözhetetlen és értékes erőforrás, akik előrevetítik a jövőnket. A meetings industry a fiatalabb generáció figyelmét egy ambiciózus vízióval tudja felkelteni és bevonni őket a munkafolyamatokba. Ezáltal a rendezvények pozitív változásokat tudnak eredményezni egy adott közösségben, de akár világszinten is, gondolatokat és narratívákat formálni. Valamint elengedhetetlen a megfelelő kommunikációs csatornák használata a fiatalok eléréséhez, és a megfelelő légkör megteremtése a generációk közötti kölcsönös tanulási folyamathoz.

A szekció harmadik előadója, Lars Oskan-Henriksen, a Copenhagen Pride elnöke az egyenlőség és az egyéni személyi értékek mellett szólalt fel. Kiemelte, hogy minden egyes személy értékes és különleges, mindenki mást ad hozzá a globális közösségünkhöz. A diverzifikáció számos lehetőséget rejt magában, amelyet kötelességünk kihasználni. Nyitottnak kell lennünk úgy, hogy aktívan meghallgatjuk az új ötleteket, fogadjuk a kritikát és készen állunk változtatni.

Záró gondolatok

Az aktuális vírushelyzet okán az eddigieknél is nagyobb reflektorfénybe került a meetings industry-szereplők összefogásának és közös tudásmegosztásának jelentősége, ami az ICCA kongresszus egyik kulcsüzenetévé vált. Segíteni kell egymást a nehéz helyzetekben, megosztani jó és akár rossz gyakorlatainkat is a közös fejlődés érdekében és a céljainkhoz vezető úton karöltve sétálni, mert ahhoz, hogy mi külön-külön képesek legyünk helytállni, közösen kell terveznünk és egységet alkotva építenünk a iparág jövőjét. Így hosszútávon nagyobb sikereket érhetünk el, s minden mérföldkő átlépése összefogásunk érdemén alapulhat. A Budapest Convention Bureau csapata elhivatott, hogy munkássága révén a nemzetközi gyakorlatokból nyert tudás hazai hírnökévé váljon és azt saját ismereteivel, tapasztalataival kiegészítve segítse a szakmai tudásmegosztás alapköveinek letételét a vírus utáni új világban.