5+1 jótanács rendezvények szervezéséhez a szakértőtől

1. Kezdjük azzal, hogy meghatározzuk a rendezvény témáját, célját és nagyságát!

Mielőtt bármilyen szervezési munkába kezdenénk, először is fogalmazzuk meg egyértelműen rendezvényünk témáját. Döntsük el, mit szeretnénk kommunikálni, milyen típusú és nagyságú rendezvényt szeretnénk, és mi a célunk az eseménnyel! – javasolja a Fagus szakértője. Ha ezeket tisztáztuk, könnyebben határozhatjuk meg a résztvevők várható létszámát, köztük a meghívott előadókkal, partnerekkel, vendégekkel, illetve, ha nyitott a rendezvény, külsős érdeklődőkkel, valamint adott esetben a sajtó képviselőivel.

Az alapos tervezés meghatározó lehet a rendezvény sikeressége szempontjából

Fotó: 123rf.com

2. Így válasszuk ki az időpontot és a helyszínt!

Amikor kijelöljük a dátumot, vegyük figyelembe az ünnepeket, hosszú hétvégéket, tanítási szüneteket, valamint az általánosabb nyári szabadságokat, hiszen arra kell törekednünk, hogy minél többen elérhetők legyenek a választott időpontban. A begyűjtött információk alapján állítsuk össze azoknak a helyszíneknek a listáját, amelyek a rendezvény típusának és nagyságának megfelelnek, és amelyek autóval és tömegközlekedési eszközzel is jól megközelíthetőek. A kiszemelt helyszínektől beérkező ajánlatok közül a legfontosabb szempontok, mint befogadóképesség, elérhetőség, parkolás, saját catering vagy külsős catering szolgáltatás, illetve ár-érték arány alapján válasszuk ki a befutót. Természetesen a külsőségekről sem szabad megfeledkeznünk: a befogadótérnek, a környezetnek és a körülményeknek tükrözniük kell a szervező és a rendezvény szellemiségét, presztízsét.

3. Készítsünk áttekinthető forgatókönyvet!

Több ember összehangolt munkájára van szükség ahhoz, hogy már az előkészületekkel is olajozottan haladjunk, ehhez elengedhetetlen a világos kommunikáció, és mindenekelőtt egy részletes, jól felépített és könnyen áttekinthető forgatókönyv.

Szabó Nóra szerint ez egy idő- vagy menetrendi táblázat, amelynek tartalmaznia kell a rendezvény helyszínét, az események pontos menetét, a különböző panelek kezdési idejét és időtartamát, a feladatok leírását, a technikai információkat, a felelős személyek és a végrehajtásban résztvevők nevét, vagyis az előkészítési munkáktól kezdve a lebonyolításon át az utómunkákig minden lényegeset.

Emellett megjegyzés oszlopot is érdemes vezetni, ahol a kiegészítő információkat lehet feltüntetni. A tervet minden olyan személynek el kell küldenünk, akik részt vesznek a szervezésben.

4. Legyen részletes költségvetésünk!

Fontos, hogy tudatosan állítsuk össze a várható költségek listáját: a büdzsét elsődlegesen az esemény méretéhez, típusához, hosszához, a szervezők számához, a tervezett szolgáltatásokhoz, valamint a résztvevők létszámához kell igazítani. A szervezés első fázisában nézzünk körül a piacon, melyek a valós bérleti díjak, milyen költsége van általában a technikának, a cateringnek és más szolgáltatásoknak, hiszen csak ezek ismeretében számolhatunk reális költségekkel. Mivel a pontos létszám gyakran csak közvetlenül a rendezvény időpontja előtt körvonalazódik, hagyjunk magunknak mozgásteret, és a helyszínre és szolgáltatásokra -tól -ig határok között kérjünk ajánlatot.

5. Sok múlik a cateringen

A helyszínválasztásnál sokat számít, hogy annak a konferenciaközpontnak, rendezvényteremnek vagy hotelnek, amelyik befogadja a rendezvényt, van-e saját catering szolgáltatása. Utóbbi esetében egyértelmű a válasz, ugyanakkor számos rendezvényterembe külsős céget kell felkérni. Ez szintén megnyomja a munkamennyiséget és a költséget, hiszen több szolgáltatótól kell bekérni az ajánlatot hideg- és melegételre, italokra, többféle létszámra számítva. Azt is fontos tisztázni, hogy elég-e a bekészítés, vagy valóban cateringről beszélhetünk, vagyis az étel elkészítésén és szállításán túl egyéb szolgáltatást is megrendel a szervező, így például személyzetet és dekorációt. Az esemény sikerét jelentősen befolyásolja, hogy a meghívottak milyen étel- és italkínálattal, felszolgálással találkoznak, ezért ezt érdemes kiemelten kezelni az előkészületek során. Szabó Nóra arra is emlékeztet, hogy többnapos rendezvény, például csapatépítő tréning vagy nagyobb konferencia résztvevőinek érdemes szabadidőt biztosítani. Amellett, hogy szusszanhatnak kicsit, kiélvezhetik a rendezvényhelyszín szolgáltatásait.

+1. Ügyeljünk a technikai háttérre!

Mikrofont még egy kisebb workshophoz is érdemes biztosítani, hiszen külső zajok bármikor megzavarhatják az előadót és a közönséget. A mikrofonnak is több változata van, és arra is gondolnunk kell, hogy egy előadó mennyire gyakorlott, vagy melyik fajtát használja szívesen. A kivetítők, monitorok és LED-falak is külön figyelmet igényelnek, attól függően, hogy kül- vagy beltérre szervezzük a rendezvényt. A projektorokkal például nem csak a számítógépes prezentációkat tudjuk kivetíteni, hanem akár filmeket is lejátszhatunk vagy kamerák képét is nagyítani tudjuk.