A szállodaipar ajtaján is kopogtat a belső kommunikáció digitalizálása

Fejlődni, fejleszteni, digitalizálni, a munkatársakat elérni, igazi közösséggé formálni – ismerős célok és irányok bármely vállalatnál. A pandémiás időszak, a lezárások, gazdasági kihívások mellett, páros lábbal rúgta rá a cégekre az ajtót a belső kommunikáció fejlesztésének sürgőssége tekintetében is. A 2020-as évekre egyszerűen meg kell már haladni olyan megoldásokat a vállalati belső kommunikációban, mint a kör-e-mail vagy az összehívott tájékoztató meetingek sokasága.

A szállodaiparra is igaz azonban, hogy a markáns változások gyakran egészen banális okok miatt váratnak magukra. Elsodornak a hétköznapi teendők, tartunk tőle, hogy megijeszti a kollégákat a változás, olyan, mintha az egész vállalatnak le kellene állnia egy időre egy ilyen újraformálódáshoz. Hogy ez utóbbi ma már mennyire nincs így, arról Gál Judit, a Danubius Hotels marketing- és kommunikációs igazgatója osztotta meg tapasztalatait.

A kihívás: több helyszín, sok ember

A Danubius Zrt. hazánkban 16 szállodával van jelen – négy márka égisze alatt – és egy központi irodaházzal, összesen több mint 1600 munkatárssal. Többségük a szállodaüzemeltetésben dolgozik, akiket nehéz volt elérni, céges e-mail-címe főleg az irodai munkát végzőknek van, ami csekély arány a teljes létszámhoz képest. Nem nehéz tehát elképzelni, hogy milyen intenzív változásokat idéz elő egy saját felület (ehhez a Danubius Hotels a magyar fejlesztésű Blue Colibrit választotta még 2019 őszén), amelyet a munkatársak akár a saját telefonjukról egy applikációval elérhetnek. Nem pusztán az volt a cél, hogy az üzemeltetés területén dolgozókat gyorsan, hatékonyan tájékoztathassák, vagy gördülékenyebb legyen a hír- és információáramlás. Gál Judit elmondta, kiemelt céljuk a közösségépítés a vállalaton belül. Annak a 150 vezetőnek is külön közösséget alakítottak ki, akik földrajzilag ugyan távol dolgoznak egymástól, mégis hasonló kihívásokkal néznek szembe a mindennapokban. A digitalizáció által, a vezetői körnek egy közös platformot tudtak teremteni. A felületen egymás jobb megismerését célzó aktivitásokat is indítottak, de emellett információkat első kézből, vezetőktől vezetőknek is biztosítanak számukra.

Bevezetni nem kell félnetek, jó lesz

Hosszú évek, gyakran évtizedek megszokott vállalati belső kommunikációját átalakítani azonban nem mindennapi feladat, az átállás nem varázsütésre történik. Ráadásul gondos előkészületek és tervezés mellett is csak akkor lehet sikeres, ha a munkatársak könnyen ráhangolódnak az új platformra, szívesen használják, és érzik az előnyeit. Titok azonban nincs, a fokozatosság elve a mérvadó ebben a témában is.

A Danubiusnál három hónapig tartott az átállás az új belső kommunikációs platformra

Fotó: Blu Colibri

Gál Judit elmondta, a Danubius az átállás kezdetét az egyik éves nagy céges eseményre, az őszi sportnapokra időzítette. „Külön pultot szenteltünk az applikációnak. Itt játékos formában ismerkedhettek a kollégák a felülettel, és a helyszínen segítettük a regisztrációt."

Ez után egy roadshow keretében minden szállodájukba ellátogattak, ahol a nagy forgalmú munkatársi közösségi térben segítették a regisztrációt. „A tájékozódást plakátok, tálcaalátétek, tévén futó animáció és nyomtatott kisokos is segítette. Az átállás 3 hónapja alatt párhuzamosan volt elérhető a heti e-mailes hírlevél és az alkalmazás. A hírlevél utolsó számaiban népszerűsítettük a felületet, részletes információkat közültünk az új platformról." A fejlesztő Blue Colibri csapata is sokat segített az előkészületekben.

Egyszer csak elindul, és minden megváltozik

Az új rendszernek köszönhetően a leggyorsabb pozitív változást az információáramlás terén érzékelték. Például a koronavírus-járvány miatti szállodabezárások ideje alatt könnyebb volt a kollégákkal tartani a kapcsolatot, azonnal informálni őket, de az új platform a közösségi életnek is teret teremtett akkor, amikor személyesen nem tudtak találkozni.

„Az appban lévő Közösségek funkció révén egy nagy közösség részévé tudjuk szervezni a kollégákat: a folyamat még korántsem ért véget, de az egyes szállodákban, vagy a központban dolgozók ma már könnyebben ismerhetik meg, mi minden történik a cég többi helyszínén. Felhasználóként minden kolléga elérheti a felületet, és egyre többen használják aktívan. Az idősebbek közt ugyanúgy akad lelkes felhasználó, mint a technikai megoldásoktól esetenként ódzkodó fiatalok között" – részletezte Gál Judit, aki hozzátette, a kollégák a tájékozódás és hírolvasás mellett kommunikációra, havi bérlapok letöltésére használják a felületet, az appban meghirdetett játékokban és kvízekben is szívesen részt vesznek.

A danubiusos kollégák a tájékozódás és hírolvasás mellett kommunikációra, havi bérlapok letöltésére használják a felületet

Fotó: Blu Colibri

A használatban jelentős áttörést az értesítések funkció hozott, amellyel valós időben értesülnek a munkatársak az őket érintő változásokról. Sőt, az idei évben már az szja-bevalláshoz szükséges adóigazolásokat is az app felületén tették elérhetővé.

Motiváción innen és túl

Amikor vállalaton belüli közösségi életről beszélünk, óhatatlanul felmerül, hogy hiába cél, hogy felkavarjuk kicsit az állóvizet, ha a kollégák passzívak maradnak, nem indul be, nem mozdul meg a csapat. Gál Judit kitért rá, hogy ebben is látnak már pozitív eredményeket, mert a Danubius digitális csatornáján keresztül a vezetőkből álló online közösségük is egyre könnyebben tájékoztatható, bevonható és mozgósítható (pl. visszajelzések kérdőívvel, személyes bemutatkozásokkal, egymásnak szóló karácsonyi üzenetekkel).

Az onboarding új lendülete

A Danubius Hotels marketing és kommunikációs igazgatója szerint ez az új belső kommunikációs platform a pre- és onboarding folyamatokat fejlesztését is támogatni tudja. Ma már az onboarding-napokon minden új belépőnek bemutatják és részletesen elmagyarázzák az app használatát. Az új belépők már egy stabilabb felhasználói bázist jelentenek, illetve tájékozottságban könnyen felzárkóznak a korábban belépett kollégákhoz. Ennek pedig rengeteg előnye van. Az vállalat megítélése hosszú távon javul, a kollégák pedig elkötelezettebbekké válnak. Látják, hogy új munkahelyükön fontos a gyors és korrekt tájékoztatás, a kapcsolattartás, hogy megkönnyítik a beilleszkedést nem csak szakmailag, de közösségi szinten is – személyesen és online egyaránt. Így hamarabb kialakul a csapathoz tartozás érzése.

De bőven maradtak még tervek is, mert még számos területen jól ki lehet használni egy ilyen saját digitális felület előnyeit. Gondoljunk csak a preboarding és az e-learning lehetőségeinek kiaknázására – tette hozzá Gál Judit. „Az onboarding folyamatban nagyobb szerepet szeretnénk szánni az appnak de már most érezhető, hogy jó úton járunk."

Háttér: a szoftver

A Danubius saját belső kommunikációs rendszerének alapja a magyar Blue Colibri által fejlesztett szoftver. A 2019-ben alapított cég kifejezetten olyan vállalati HR-es problémákra keresett megoldást, mint a nem irodai munkatársak gyors és hatékony tájékoztatása, illetve a kétirányú kommunikáció biztosítása egy saját felületen, amelyet bárhonnan elérhetnek a munkavállalók. Az alkalmazás ma már 16 nyelven elérhető, funkciói pedig folyamatosan gyarapodtak (pl. adminisztráció, e-learning, pre- és onboarding, közösségi funkciók stb.). 2022-re több tucat cég – a gyártás-termeléstől az egészségügyön, vendéglátó- és építőiparon át az autóiparig – közel 70 ezer munkavállalója használja az appot a mindennapokban.