Az európai élvonalba való felzárkózásért dolgozik a Kongresszusi Iroda

Az önálló szervezetként való indulás tavalyi tört üzleti éve a pandémia kirobbanásával egyidejű, ezért újratervezéssel folytatódott, mégis nemzetközi díjakkal záródott. A 2020-ban elért szakmai sikerekről több ízben beszámoltunk. Hogyan értékeli az idei, második évet?

A pandémia újabb hullámai tovább nehezítették a hazai konferencia és üzleti rendezvény szektorbeli szereplőinek életét, éppen, akikért az iroda és ágazat átalakítását végezzük az európai élvonalba felzárkózás érdekében.

Ha csak egyet emelhetnék ki az idei év eredményei közül, az egyértelműen a szakértői csapatunk teljes kiépítése. Mostanra elértük, hogy már minden területen, értékesítési, marketing-kommunikáció, kutatási és gazdasági területeinken is kiváló, nagy tapasztalattal rendelkező munkatársak dolgoznak a nemzetközi üzletszerzés és Magyarország külpiacokon való pozicionálása érdekében. E belső szakmai építkezés ékköve a külföldről csapatunkhoz csatlakozó értékesítési igazgatónk, David Bodor.

A convention bureau korábbi működési modelljéhez képest a létszám és szakterületi növekedés mellett, szintén rendkívül fontos változás a szövetségi piacot értő és proaktív sales szemléletű irányultság.

Elindultunk azon a szakmailag helyes úton, amelyet munkatársaim a nemzetközi értékesítési vérkeringésbe kapcsolódva, magam pedig a versenytárs országok irodáinak igazgatóival beszélgetve megtapasztalhattam, hogy a convention bureau feladatköre valóban hozza a prémium turisztikai eredményeket, kiemelt volumenű vendégéjszakát, ugyanakkor messze túl is mutat ezen, hatalmas gazdasági, üzleti és tudományos hozadékot magába foglalóan nemzetstratégiai szinten.

Békefi Anna: Mint egy csillag középpontja, úgy szeretnénk a legkülönbözőbb szereplőket összefogni, közöttük párbeszédet, gyümölcsöző kapcsolatot teremteni

Fotó: MKI

Vannak olyan projektek, amelyeket szívesen kiemelne az éves tevékenységükből?

Kérés volt felénk, hogy idén működési költségvetésből hozzuk ki a maximumot. Csapatunk HR erőforrására alapozva ragadtuk meg a lehetőségeket a nyitott kongresszusok hazánkba vonzására. Mivel szövetségi területünkre a 3-5 évre előre szóló pályázás a jellemző, itt a jelen vírus miatti korlátozásai nem álltak a munkánk útjába, számos ajánlatkérésen dolgozunk. Ezek közül számos olyan több ezer fős nemzetközi konferencia, amelyet a Hungexpóhoz, egyik legfontosabb partnerünkhöz csatornázzuk tovább. Nemzetközi sales és marketing költségvetés híján a tavaly ősszel leadott 2021-es szakmai tervünkből keveset tudtunk valóra váltani.

A Magyar Turisztikai Ügynökségtől kapott forrásnak köszönhetjük, hogy megvalósulhatott az elismerő nemzetközi visszhanggal és jó üzleti potenciállal zárult m&i Private Europe fórum 160 hazánkba érkező MICE szakember részvételével. Szintén MTÜ forrásból jelenhetett meg Magyarország az idei IBTM Barcelona kiállításon, amely esemény a 2022-es szakmai tervünkben kiemelt súllyal szerepel.

A MICE Business Day hosted buyer FAM tripje tulajdonosunk az MTSZA támogatásából jött létre. A rendezvény nemzetközileg relevánssá fejlesztésének folyamatában idén a kilenc országból idehozott prémium tárgyalófelek szakmai csoportja volt nagy örömünk.

Sokszor hangsúlyozza, szeretné, ha a Kongresszusi Iroda egyfajta híd szerepet töltene be.

Igen, ez esszenciális eleme a koncepciómnak. Mint egy csillag középpontja, úgy szeretnénk a legkülönbözőbb szereplőket összefogni, közöttük párbeszédet, gyümölcsöző kapcsolatot teremteni. Nemzetközi sales terén munkatársaim élő kapcsolatrendszerre tettek szert, magam az európai convention bureau igazgatók körében (Strategic Alliance of the National Convention Bureaux of Europe) lettem aktív tag.

Szakpolitikai síkon töretlenül építem a partnerséget mind az állami, mind a fővárosi turizmusirányítás döntéshozói, szereplői felé. Az egyensúlyi szerep elengedhetetlen az Iroda sikeres működésében.

Az elmúlt évtizedek hiányát pótló city support szerződés felé vezető úton szakmatörténeti mérföldkő, hogy idén a short list-en szorosan mellettük küzdő régióbeli fővárosokat magunk mögé utasítva, azért nyertünk el egy jelentős orvosi kongresszust, mert a Főváros együttműködésünkre tekintettel támogatta a több ezer nemzetközi résztvevő városon belüli közlekedését. Ez önmagában eddigi működésünk egyik legnagyobb sikere!

Hazai szakmai színtéren nagy hangsúlyt fektetek a MARESZ, MSZÉSZ, MABEUSZ, MUISZ elnökeivel való rendszeres kommunikációra abban a reményben, hogy erőfeszítéseinket, s a hátteret folyamatosan láttatják tagságukkal.

Napi kapcsolatban vagyunk a területünkhöz kötődő tagozati vezetőkkel, hazai szolgáltató cégekkel. Igyekszünk munkájukat információkkal, támogatólevelekkel, közös pályázással segíteni. Bekapcsolódtunk a szektort érintő jogszabályi változások szükséges rendezési munkájába, a jövő évben kiemelt fókuszban lesz a szakszövetségekkel való összefogás ez ügyben.

A cég indulásakor nyilatkozta, személyes küldetésének érzi a fenntartható, felelős turizmus szemléletének e szektorba való átültetését. E téren történt előrelépés?

Igen, szakmai aktivitásainkat e szellemben végezzük, szervezzük munkatársaimmal. Részvételemmel belső projektcsapat alakult az Irodában, egy kolléganőmmel pedig a Global Destination Sustainability Movement féléves nemzetközi képzésén veszünk részt a fenntartható rendezvények és desztinációk témakörében legfrissebb tudás megszerzéséért.

Jövő év elején – a Health & Safety Guideline projekt mintájára – újabb munkacsoportot állítunk fel a legfontosabb szakmai partnerek felkérésével, hogy a hazai gyakorlatba ültessük ezen irányelveket, amelyek ma már hála Istennek nem csak a tudatos megrendelők igénye, hanem egyre általánosabb kereslet, versenyképességi faktor.

A fenntarthatósági stratégia mellett mit jelöl ki a 2022-es év fejlődési irányának?

Operatív szinten továbbra is legfontosabb feladatunk a nemzetközi üzletszerzés, minél több konferencia és üzleti rendezvény hazánkba vonzása a fő cél. Ismét erős szakmai tervet adtunk le a sikeres nemzetközi értékesítéshez és hazai partnereink képviseletéhez sok vásári jelenléttel, sales aktivitással.

A megvalósításhoz megfelelő költségvetési forrásra van szükség, ehhez jó alapot adnak fenntartóinkkal, legfontosabb állami és fővárosi partnereinkkel kötött szerződéseink, valamint az, hogy a MICE terület hazai turizmusstratégiánkban kiemelten fontos, négy pillérének egyike.Az értékesítés hatékonnyá tétele sales igazgatónk, a Hágából hozzánk érkezett David feladata. Tudatosan és hosszan kerestük a megfelelő, nemzetközi és kifejezetten convention bureau-ban szerzett tapasztalattal rendelkező szakembert. Mivel olyasmit építünk, ami hazánkban eddig még nem volt, olyan tapasztalatot szükséges beinjektálni, ami csak külföldön fellelhető.

David tudásával, kapcsolatrendszerével és lelkesedésével meghatározó csapatunk további eredményessége szempontjából. Stratégiai építkezésünk szintjén fontosnak tartom a GKI-val megkezdett együttműködés folytatását, a nemzetközi meetings industry-ban használatos gazdasági hatásmérések módszertanának használatát, hogy elemzésekkel, számokkal tudjuk alátámasztani munkánk nemzetgazdasági jelentőségét.

David Bodor és Békefi Anna a barcelonai EIBTM vásáron

Fotó: MKI

Ezzel párhuzamosan kezdődik egy intenzív munka külföldi, convenion bureau speciaista tanácsadókkal a végleges stratégiánk kidolgozására. Mindezek együtt teszik lehetővé, hogy a legmagasabb szintű egyeztetéseken a Kongresszusi Irodában rejlő potenciált úgy mutathassam be, amely megteremti a hosszútávon szükséges beágyazottságot és kereteket a stabil, költségvetési éveken átnyúló és átpolitizáltságtól mentes működéshez. Ez versenyképességünk záloga.

A csiszolatlan gyémánt pedig jó kezekben, a szakmaiság és transzparencia elvét követve olyan eszköz, amelyet nemzetgazdasági kulcságazatainkhoz igazított tudatos használattal Magyarország fejlődését évtizedekre meghatározó katalizátorként hasznosíthatunk. Szeretném elérni az áttörést, hogy Irodánk szakterülete ne a turizmus egy alágaként, és pláne ne csupán incentive témakörként legyen definiálva, hanem egy teljes paradigmaváltás után e régi elvárásokat betöltve felnőjön valódi szerepéhez és a turizmus-, rendezvényszakmát a gazdaság, tudományok és minisztériumaink szakterületeivel összekötve legyen meghatározó tényező.

(Az interjú eredetileg a Turizmus.com Magazin 2021. decemberi számában jelent meg.)